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Continua la serie di articoli che esplorano le potenzialità di Copilot per Microsoft 365 in contesti lavorativi diversi. Questo articolo si concentra sull’utilizzo di Copilot a supporto delle attività dei team di vendita.
Nel blog sono disponibili gli altri articoli dedicati all’utilizzo di Copilot per Microsoft 365 nell’ambito delle risorse umane, Finance, IT e marketing.
Secondo i dati relativi ad una recente ricerca di Microsoft, i processi di vendita si stanno facendo sempre più impegnativi e complessi, a tutti i livelli. Secondo il sondaggio, il 79% dei venditori ha detto che per gestire più account devono dedicare il 70% del loro tempo a varie attività: ricerca, pianificazione, proposte, dati e riunioni interne. Attraverso l’integrazione diretta con i principali software per la produttività e la collaborazione aziendale di Microsoft, l’assistente Copilot rappresenta una chiave di volta strategica in un simile scenario.
Integrato perfettamente all'interno delle applicazioni di Microsoft 365, Copilot facilita l'accesso ai dati e ai documenti, analizzandoli nel dettaglio e aiutando a predisporre bozze di comunicazione, utili a tutte le operazioni che vedono coinvolti attualmente i sales team.
Microsoft 365 Copilot nelle vendite: vantaggi e opportunità
L’adozione di Copilot negli strumenti di vendita può portare a risultati immediati e concreti. Grazie all’intelligenza artificiale generativa e a moderne metodologie di lavoro agili, è possibile potenziare gli strumenti già in uso senza necessità di rivoluzioni radicali nei sistemi IT.
Infatti, con Microsoft 365 Copilot i venditori possono sfruttare funzionalità avanzate per
- aumentare le conversioni
- migliorare le entrate
- ridurre il tasso di abbandono dei clienti insoddisfatti della qualità dei prodotti o dei servizi offerti.
L’esperienza di Impresoft 4ward nella system integration può aiutare le aziende a integrare Microsoft 365 Copilot nei sistemi esistenti, accelerando l'efficienza dei processi di vendita.
Incremento delle conversioni
Microsoft 365 Copilot consente di semplificare e velocizzare attività come la preparazione delle minute di riunioni e altri incontri, la realizzazione dei documenti a supporto dell’attività di vendita e di marketing e può aiutare nell’analisi dei dati in tutte le fasi del processo di vendita.
Grazie alle sue capacità analitiche, Copilot può aiutare a identificare i comportamenti e i modelli di acquisto dei clienti, permettendo ai venditori di indirizzare le offerte in modo più preciso. Con l'aiuto di suggerimenti basati sull'intelligenza artificiale, i venditori possono ottimizzare il processo di vendita, individuare i momenti chiave per intervenire e fornire risposte tempestive e pertinenti ai potenziali clienti. Questo approccio strategico non solo aumenta le possibilità di trasformare un lead in cliente, ma migliora anche l'efficacia complessiva del team di vendita, rendendo ogni interazione più mirata e produttiva.
Incremento del guadagno per ogni vendita
Un altro importante contributo offerto da Copilot è quello di agevolare le operazioni legate al cross-selling, grazie alla generazione di suggerimenti utili a convincere i clienti ad acquistare prodotti o servizi addizionali, rispetto al primo acquisto o manifestazione di interesse.
Copilot consente di rispondere alle richieste di preventivo in modo rapido ed efficace, generando automaticamente le comunicazioni a partire dalle informazioni disponibili in tempo reale. Una recente ricerca di Microsoft ha rivelato che i team vendite che hanno implementato Copilot nei loro processi sono stati in grado di aumentare le revenue legate a upselling e cross-selling nell’ordine del 2,5-3,1%.
Incremento del retention rate dei clienti
Copilot contribuisce a creare materiali e risorse di qualità, con l’obiettivo di migliorare e coinvolgere maggiormente i clienti durante il processo di vendita, incrementando nel tempo la loro fidelizzazione nei confronti del brand e, di conseguenza, il loro retention rate.
Microsoft 365 Copilot, inoltre, può contribuire nell’analisi dei dati post vendita, mentre il venditore può beneficiare delle capacità di creazione di messaggi e documenti di follow-up personalizzati in base al cliente, alle sue abitudini di acquisto e allineati alla strategia aziendale, permettendo ai venditori il mantenimento di un rapporto solido e continuo con i clienti, incrementando le vendite e la soddisfazione dei clienti.
Microsoft 365 Copilot nelle vendite: gli scenari di utilizzo
Per comprendere al meglio le potenzialità di Copilot applicato ai processi di vendita, Microsoft ha presentato alcuni casi concreti, con cui si confronta la maggior parte delle organizzazioni, a prescindere dall’ambito di business.
Tra i molti scenari presentati, vediamo nello specifico come Copilot può contribuire con successo alla:
- creazione di una proposta di vendita
- risposta ai reclami dei clienti
- generazione di un preventivo.
Realizzazione di una proposta di vendita
Copilot facilita la realizzazione delle proposte di vendita, contribuendo a generare maggior conversioni, incrementando la fidelizzazione dei clienti e la marginalità legata alle vendite.
Grazie alla sua integrazione con gli strumenti di collaborazione di Microsoft 365, Copilot è in grado di aiutare i team di vendita a perfezionare gli obiettivi durante le operazioni di discovery dei clienti. È inoltre di grande aiuto per quanto riguarda le attività amministrative, grazie alla possibilità di analizzare i dati disponibili per generare report riepilogativi per obiettivi, rischi e informazioni di carattere finanziario. Attività di routine che portano tradizionalmente via moltissimo tempo.
Microsoft 365 Copilot facilita inoltre la creazione di nuovi spunti di vendita grazie all’analisi delle comunicazioni con i clienti, per individuare nel dettaglio le loro specifiche aree di interesse. L’integrazione con Word e PowerPoint consente a Copilot di realizzare rapidamente le presentazioni delle offerte ed altre comunicazioni personalizzate.
Risposta ai reclami dei clienti
Copilot rende più efficienti le operazioni di customer care, supportando le risposte ai reclami dei clienti, contribuendo a salvaguardare il retention rate e incrementare la loro fidelizzazione nei confronti del brand.
In primo luogo, Copilot è in grado di riepilogare le comunicazioni via e-mail e chat avvenute con il cliente che ha aperto un ticket di assistenza, fornendo un quadro immediato e preciso della situazione. In secondo luogo, Copilot può ricercare informazioni sui prodotti coinvolti, creando un riepilogo utile a comprendere meglio la natura del problema, anche includendo informazioni aziendali relative a difetti conosciuti o a possibili soluzioni consolidate da esperienze precedenti.
Contestualmente Copilot può essere interrogato via prompt circa le domande da porre al team di progettazione per ottenere informazioni di problem solving e suggerire al tempo stesso feedback utili per migliorare la qualità dei prodotti.
Creazione di un preventivo (Risposta a RFP)
Copilot supporta i team di vendita nella risposta a richieste di offerte, contribuendo ad automatizzare e rendere più rapide le procedure necessarie per la redazione di un preventivo. Grazie a Copilot, i venditori possono seguire più offerte, producendo materiali accurati, ai fini di generare maggiori conversioni.
Microsoft 365 Copilot aiuta i venditori a riconoscere le parti più importanti delle RFP, così che non debbano sprecare tempo per esaminare sezioni irrilevanti per la creazione dell'offerta richiesta. Copilot è in grado di ricercare tutte le informazioni relative all’azienda richiedente, per contestualizzare al meglio lo scenario relativo alla richiesta, a cominciare dalla rispondenza o meno al proprio target di riferimento.
Copilot è infine molto utile per la redazione dei documenti di risposta alle RFP, automatizzando procedure standard e ripetitive, oltre a suggerire la forma corretta da utilizzare per rendere la proposta leggibile e di immediata comprensione da parte di chi effettuerà la valutazione.
Utilizzando Copilot Studio è possibile poi estendere la conoscenza di Microsoft 365 Copilot o sviluppare agenti personalizzati per rispondere in maniera precisa e puntuale su contratti o capitolati. Sempre attraverso le personalizzazioni è possibile automatizzare alcuni dei processi di vendita, garantendo che ogni fase del processo venga eseguita correttamente e puntualmente, risparmiando tempo prezioso che può essere dedicato ad attività più strategiche e di alto valore, come la supervisione dei processi e l'interazione con i clienti.
