Continua la serie di articoli che esplorano le potenzialità di Copilot per Microsoft 365 in contesti lavorativi diversi. Questo articolo si concentra sull’utilizzo di Copilot per Microsoft 365 nell’ambito Finance e del modo in cui sta rivoluzionando la gestione del flusso di cassa e la riduzione delle spese.
Il primo articolo, dedicato all’utilizzo di Copilot per Microsoft 365 nell’ambito delle risorse umane, è disponibile qui.
L’intelligenza artificiale viene utilizzata ormai da moltissimi anni in varie applicazioni nell’ambito della finanza aziendale, come il budgeting, l’analisi finanziaria, le previsioni di bilancio, la misurazione dei KPI e la gestione delle performance.
Grazie agli strumenti digitali, le organizzazioni dispongono di quantità e varietà sempre crescenti di dati, ma come possono valorizzare al meglio questo enorme patrimonio informativo?
L’intelligenza artificiale e il machine learning offrono incredibili capacità dal punto di vista analitico, per elaborare insight utili a prendere decisioni più informate e consapevoli, oltre a migliorare, ad esempio, l’accuratezza dele proiezioni finanziarie. Grazie alle sue innovative capacità, l’AI consente oggi ulteriori approcci e soluzioni per valorizzare i dati a propria disposizione. Basato sulle più evolute tecniche di intelligenza artificiale generativa, Copilot per Microsoft 365 si propone quale un assistente AI capace di valorizzare al meglio i dati utilizzati dalle applicazioni per la produttività, la collaborazione e la comunicazione con cui i dipendenti aziendali interagiscono abitualmente ogni giorno, da molto tempo a questa parte.
È quindi possibile ottenere un importante valore aggiunto, senza dover in alcun modo rivoluzionare i sistemi IT, dal momento che gli strumenti necessari sono in gran parte già disponibili e pienamente operativi.
Grazie all’esperienza di Impresoft 4ward, vediamo quali sono i fattori che consentono a Copilot di proporsi quale un autentico game changer in ambito finanziario.
Vantaggi ed opportunità
Partiamo da un esempio concreto. Copilot per Microsoft 365 può facilitare e rendere molto più rapidi vari processi di routine in ambito finanziario, come la creazione di un business case.
Anziché partire ogni volta da zero o riciclare modelli che rischiano di rivelarsi troppo generici per descrivere in maniera esauriente una nuova progettualità, Copilot interviene in tutte le fasi del processo creativo, sfruttando sia la conoscenza ottenibile dall’immensa knoweledge base con cui è stato addestrato, che i dati proprietari dell’organizzazione in cui viene utilizzato.
Copilot può, ad esempio, analizzare i dati presenti negli archivi documentali per definire nuove opportunità di investimento, raccogliendo informazioni sul progetto durante le riunioni in Teams e le informazioni finanziarie dai precedenti bilanci in Excel.
Copilot è inoltre in grado di rendere più rapide le operazioni relative alla produzione di un business case, generando automaticamente presentazioni e visualizzazioni del progetto, in modo da accelerare i processi decisionali di tutti gli stakeholder.
In sintesi, l’implementazione di Copilot nelle applicazioni finanziarie consente di ottenere in tempi brevi una serie di importanti benefici.
Facilità di accesso ai dati tra più sistemi
La capacità di Copilot di integrarsi nativamente con le applicazioni Microsoft e di connettersi facilmente ai sistemi aziendali di terze parti tramite estensioni e plugins agevola notevolmente l'acquisizione dei dati, consentendo di effettuare ricerche tradizionalmente molto complesse in maniera rapida ed accurata.
L’esperienza di Impresoft 4ward nell’ambito della system integration può consentire alle aziende di trovare in maniera semplice e conveniente la modalità più vantaggiose per integrare Copilot nei sistemi esistenti.
Decision making, velocità e accuratezza
Le funzioni generative di Copilot per Microsoft 365, tra cui il linguaggio naturale, consentono di estrarre un valore informativo molto elevato dai dati a disposizione, e di renderli disponibili attraverso report, sintesi, sommari e grafici riepilogativi utili a rendere più rapide ed accurate le decisioni aziendali.
I casi d’uso
Per comprendere al meglio le potenzialità di Copilot nelle applicazioni finanziarie, Microsoft ha presentato tre casi d’uso concreti, con cui si confronta la maggior parte delle organizzazioni, a prescindere dall’ambito di business in cui si collocano.
I casi presentati si riferiscono all’ottimizzazione dei flussi di cassa, alla riduzione della spesa per le linee di business aziendali e alla riduzione della spesa per i sistemi e gli strumenti finanziari. Analizziamoli nel dettaglio.
Copilot per Microsoft 365 e l’ottimizzazione dei flussi di cassa
L’impiego di Copilot in ambito amministrativo consente di rendere molto più efficienti processi come la fatturazione e la gestione degli incassi, grazie al miglioramento delle comunicazioni con i clienti e i fornitori. Allo stesso tempo, Copilot è in grado di analizzare e proporre migliori opzioni per i termini di pagamento, oltre ad accelerare i processi decisionali relativi ai nuovi prodotti, suggerendo in maniera automatica promozioni e soluzioni per migliorare i business case esistenti.
In particolare, Copilot risulta particolarmente apprezzato nel contribuire a migliorare i processi di riscossione ed ottimizzare la gestione dei flussi di cassa, grazie a una miglior organizzazione delle informazioni, ottenibili attraverso fatture e ordini di pagamento.
Infatti, grazie a Copilot per Microsoft 365 è possibile:
Migliorare il processo di riscossione
- Organizzando le informazioni ottenibili dalle interazioni passate con clienti e fornitori
- Creando automaticamente bozze di comunicazione che descrivono chiaramente il processo di raccolta dei pagamenti
- Analizzando i diversi metodi di pagamento e la loro efficacia secondo i criteri e gli obiettivi previsti
Migliorare le riunioni con i clienti
- Accelerando la predisposizione della documentazione utile per l’incontro
- Sintetizzando le comunicazioni avvenute durante l'incontro
- Generando comunicazioni di follow-up relative al saldo dovuto o al piano di pagamento
Copilot per Microsoft 365 e la riduzione della spesa delle linee di business
Come precedentemente accennato, Copilot consente di automatizzare le attività di routine, spesso dispendiose in termini di tempo, permettendo al personale di concentrarsi su compiti più strategici e riducendo la spesa complessiva, oltre a migliorare l'efficienza operativa. Per tradurre in vantaggi concreti i propri sforzi, i team finanziari devono cercare di far proprio quel “more with less” alla base della trasformazione digitale, ottenendo maggior valore e allocando meno risorse. Tali vantaggi si esprimono anche nell’incremento di produttività che Copilot sa generare nelle applicazioni finanziarie, incrementando di fatto il tempo utile per effettuare analisi, audit proattivi, processi di riscossione e reporting finanziario.
Grazie a Copilot per Microsoft 365 è possibile:
Migliorare la comunicazione interna ed esterna nelle varie linee di business
- Creando bozze di comunicazioni per richieste di approvazione, e-mail e comunicazioni con i fornitori
- Riepilogando i contenuti delle riunioni degli stakeholder su argomenti quali budget e approvazioni
- Creando diverse strategie di approvvigionamento
Ridurre la spesa per aggiornare gli strumenti finanziari
- Integrando Copilot nei sistemi esistenti, per estenderne le funzionalità
- Analizzando i dati delle operazioni finanziarie e i profili dei clienti per valutare i rischi e suggerire automaticamente soluzioni correttive.
Copilot per Microsoft 365 e la riduzione della spesa per sistemi e strumenti finanziari
In merito a quanto anticipato nel punto precedente, Copilot può essere integrato con i sistemi ERP Microsoft o di terze parti, per organizzare in maniera più efficiente i dati, ai fini di facilitare e rendere più informati i processi decisionali, senza dover ricorrere all’implementazione di nuove applicazioni finanziarie.
Grazie a Copilot per Microsoft 365 è possibile:
Rendere più informate le decisioni
- Creando automaticamente bozze di budget e fogli di calcolo con le informazioni di progetto
- Cercando le variazioni di costo tra diverse opzioni previste
Migliorare la qualità dei dati disponibili
Estendendo la conoscenza di Copilot per Microsoft 365 oppure creando soluzioni personalizzate per includere scenari e dati più pertinenti agli specifici obiettivi di business, grazie a Copilot Studio.
