Migliora processi e ROI con Copilot per Microsoft 365 nell'IT

Oggi i professionisti IT si confrontano quotidianamente con una serie di sfide legate alla trasformazione digitale, che includono l’ottimizzazione dei processi esistenti e la creazione di nuove opportunità grazie all’adozione delle tecnologie emergenti. Tra le sfide più frequenti che i responsabili IT, i Chief Information Officer (CIO) e i System Integrator si ritrovano puntualmente ad affrontare figurano anche aspetti come l’individuazione delle competenze necessarie per sostenere i processi innovativi e il costante riferimento al “more with less” dell’era digitale, che vede le imprese impegnate a produrre di più, con un minor impiego di risorse.

Saper bilanciare questi obiettivi, di pari passo con la crescita del business, rappresenta per i professionisti IT una vera e propria missione per guidare le aziende attraverso un panorama tecnologico in rapida evoluzione.

Sulla base di una pluriennale esperienza e di competenze certificate in vari settori, Impresoft 4ward accompagna ogni giorno decine di aziende italiane nell’implementazione dei processi IT delle più importanti novità tecnologiche, come nel caso dell’intelligenza artificiale generativa. Vediamo come Copilot per Microsoft 365 può assistere i player dell’information technology per raggiungere in maniera più semplice e conveniente i loro obiettivi di business. 

Scenari, vantaggi e opportunità

Nel contesto dell’information technology, Copilot per Microsoft 365 può assistere e facilitare molte operazioni, come la creazione di un project plan, a partire dalla raccolta e l’analisi dei dati di briefing disponibili, per generare automaticamente in Word un documento programmatico.

Copilot si integra direttamente con un’ampia gamma di prodotti, tra cui il recente Microsoft Loop, che consente ai team di progetto di effettuare sessioni di brainstorming, le cui informazioni vengono sintetizzate e categorizzate dallo stesso Copilot, per essere rese disponibili a tutte le applicazioni.

Sempre grazie a Copilot, i responsabili di progetto possono, in qualsiasi momento, effettuare con pochi click delle presentazioni in PowerPoint utili a descrivere l’andamento del progetto agli stakeholder coinvolti.

Allo stesso modo, Copilot può interagire con gli strumenti Microsoft e di terze parti per suggerire nuove soluzioni IT, analizzando nel dettaglio le esigenze di business e di problem solving delle aziende clienti. Dopo aver collezionato i requisiti dai briefing sintetizzati in Microsoft Teams, Copilot assiste nella ricerca di soluzioni possibili e supporta la creazione di una build vs buy analysis, utile a descrivere i pro e contro di ciascuna soluzione prevista.

La creazione della soluzione IT viene perfezionata mediante la gestione delle richieste di preventivo (RFP), utili ad identificare tra i possibili fornitori e partner le soluzioni più idonee dal punto di vista tecnico ed economico. Copilot per Microsoft 365 è in grado di sintetizzare le specifiche, gli obiettivi e i risultati attesi, per mettere i proponenti nelle migliori condizioni possibili nel generare le loro offerte.

In tutti questi passaggi, Copilot si rivela un utile assistente nel suggerire proposte per risolvere con successo ciascun task, a partire dalla creazione automatica dei contenuti delle e-mail, per quanto concerne sia le domande che le risposte da elaborare.

Grazie all’esperienza di Impresoft 4ward nell’integrazione di Copilot per Microsoft 365 nei sistemi aziendali, è possibile ottenere ROI significativi, che si esprimono attraverso importanti benefici, tra cui: ottimizzazione tempi e costi di progetto, miglior gestione documentale e miglior collaborazione nella supply chain.

Ottimizzazione tempi e costi di progetto

L’ottimizzazione di tutti gli step relativi alla creazione e alla gestione di un progetto IT consentono di accelerare il time to market delle soluzioni, rendendo più efficienti le soluzioni a vantaggio di tutte le parti coinvolte, dai fornitori ai clienti.

Miglior gestione documentale

Copilot per Microsoft 365 consente di catalogare e collezione automaticamente dati da varie fonti, rendendoli disponibili per tutte le applicazioni e utilizzandoli come base per la creazione di bozze di documenti utili a rendere molto più efficienti i processi di comunicazione.

Miglior collaborazione nella supply chain

Copilot per Microsoft 365 supporta i sistemi aziendali nel gestire e tracciare tutte le comunicazioni relative all’iter di un progetto IT, riducendo inefficienze, perdite di tempo e la possibilità di errori, ottimizzando tutti i passaggi previsti lungo la filiera di distribuzione, che dal vendor arriva fino al cliente finale, coinvolgendo i system integrator e gli altri partner di canale.

Casi d’uso

Per comprendere al meglio le potenzialità di Copilot per Microsoft 365 nelle applicazioni IT, Microsoft ha presentato tre casi d’uso concreti, con cui si confronta la maggior parte delle organizzazioni, a prescindere dall’ambito di business in cui si collocano.

I casi presentati si riferiscono alla riduzione del downtime delle applicazioni, alla riduzione dei costi di progetto e alla riduzione dei ticket di assistenza. Analizziamoli nel dettaglio:

Riduzione dei downtime delle applicazioni

Copilot per Microsoft 365 rappresenta un supporto prezioso per migliorare l'efficienza nei processi aziendali. Copilot per Microsoft 365 contribuisce a ottimizzare la produttività e supporta i processi aziendali critici, in linea con i piani di continuità di business. I downtime delle applicazioni e, più in generale, nell’erogazione dei servizi comportano danni economici diretti e pericolose ricadute sul piano reputazionale per il brand, che possono seriamente mettere a repentaglio la sopravvivenza stessa del business.

Grazie a Copilot per Microsoft 365 è possibile supportare il cliente nel caso in cui si manifestino interruzioni di servizio, attraverso le seguenti operazioni:

Rispondere al reclamo o al ticket del cliente:

Generando bozze di e-mail Accelerare le comunicazioni interne:

• Generando bozze di e-mail
• Generando bozze di annunci da divulgare presso i canali di comunicazione previsti

Risparmiare tempo nelle attività amministrative:

• Generando automaticamente note di riunione e contenuti per i follow-up

Riduzione dei costi di progetto

Copilot per Microsoft 365 offre molti vantaggi per contribuire ad un risparmio dei costi per i reparti IT. In primo luogo, Copilot agevola una maggiore collaborazione tra gli stakeholder, semplifica la condivisione delle conoscenze e la risoluzione dei problemi.

Grazie ad una gestione strategica dei costi, le aziende possono allocare le risorse IT in maniera più efficiente rispetto ai processi tradizionali, migliorando i risultati economici, incrementando al tempo stesso l’efficienza dei processi per garantirsi un elevato livello di competitività nel mercato di riferimento.

Grazie all’esperienza di Impresoft 4ward nell’integrazione di Copilot per Microsoft 365 nei sistemi aziendali è possibile:

Migliorare l'efficienza, la produttività e la soddisfazione dei dipendenti:

• Assistendo nella creazione di bozze di e-mail e documenti di varia natura
• Risparmiando tempo nelle attività di gestione dei progetti, come la sintesi dei meeting e la creazione delle comunicazioni in follow up

Riduzione dei ticket di assistenza

Copilot per Microsoft 365 contribuisce attivamente ad efficientare i processi di customer care, grazie alle funzioni basate sull’intelligenza artificiale generativa. Un esempio tangibile è rappresentato dai chatbot intelligenti che sono in grado di interagire con i clienti per risolvere i loro problemi o generando automaticamente i ticket di assistenza, successivamente processati da personale esperto in materia. Tali sistemi consentono di garantire un servizio di assistenza 24/7 con livelli di interazione spesso indistinguibili da quelli erogati da personale umano.

Grazie a Copilot per Microsoft 365 è possibile:

Migliore la qualità delle comunicazioni di supporto e l'efficienza del follow-up:

• Creando una sintesi delle comunicazioni con i clienti e suggerendo i contenuti per le comunicazioni in follow up.

Migliorare la qualità dei materiali di supporto alle attività di customer care:

• Migliorando la pertinenza e la qualità dei materiali utilizzati per spiegare le soluzioni ai problemi presentati
• Migliorando la qualità e la chiarezza espositiva delle e-mail e delle chat testuali/vocali
• Supportando la creazione delle FAQ e delle guide di soluzione ai problemi noti
• Esplorando risorse interne e fornendo suggerimenti in base allo scenario, contribuendo a identificare la soluzione migliore al problema