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Progettare l’ufficio del futuro è uno dei temi ricorrenti di questo indefinito Next Normal. Le imprese si stanno, infatti, interrogando su come implementare un modello di lavoro ibrido che offra benefici a tutti gli stakeholder e, soprattutto, sia a prova di futuro.
Resilienza è la parola chiave. Nessuno sa come evolverà la pandemia in futuro, ma l’esperienza già vissuta, unita a competenze e strumenti ad hoc, permette alle imprese di progettare fin da subito un new way of working produttivo, ingaggiante, solido e future-proof.
Il lavoro del futuro è hybrid
Secondo i dati disponibili, il lavoro ibrido è – e sarà – il modello vincente: l’Osservatorio del Politecnico di Milano sostiene che l’era post-pandemica sarà segnata da uno smart working strutturato nella maggior parte delle grandi aziende e da iniziative più informali nelle PMI, la cui adozione è ancora limitata ma in crescita. Sia nel privato che nelle PA, il modello di maggiore interesse è quello ibrido, che a seconda dei casi potrebbe comprendere 2 o 3 giorni alla settimana di smart working.
L’ufficio del futuro è ovunque si possa vivere la work experience
L’evoluzione del lavoro alimenta riflessioni sull’ufficio del futuro. Il pilastro dei modelli agili è infatti il disaccoppiamento tra il luogo (ufficio) e la funzione (lavoro): il lavoro diventa un’esperienza che può essere vissuta in diversi contesti, uno dei quali è l’ufficio tradizionale, che resta importante ma perde l’esclusività che ha avuto per decenni.
L’ufficio del futuro non avrà una rigida connotazione spaziale. Sarà ovunque si possa vivere la work experience: l’headquarter, il punto vendita, casa propria, un coworking, una biblioteca. Tutto ciò permetterà alle aziende di ottenere il massimo valore dal lavoro ibrido in termini di:
- engagement dei dipendenti;
- produttività e innovazione;
- capacità di attrarre e trattenere i talenti;
- saving sugli spazi e i servizi di facility.
Cinque sfide (e decisioni) per progettare l’ufficio del futuro
Per implementare il nuovo paradigma di lavoro, e quindi costruire l’ufficio di domani, le imprese sono chiamate ad affrontare e superare cinque sfide diverse.
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Definizione del modello di lavoro
Il lavoro agile non è soggetto a standardizzazione. C’è una visione comune, fondata sulla separazione tra produttività, tempo (orario vincolante) e spazio (ufficio tradizionale), ma per il resto ogni azienda deve trovare la formula ideale in funzione della propria mission, della industry in cui opera e dei suoi processi operativi.
Qualsiasi modello agile va impostato sulle performance e non sul controllo di presenza. A guidare le scelte deve essere il bilanciamento tra l’employee experience – che si traduce in produttività – e le esigenze di efficienza e compliance normativa.
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Revisione e riprogettazione degli spazi
Nell’ufficio del futuro, gli spazi aziendali avranno due scopi: dovranno essere un concentrato di cultura e valori aziendali e dovranno sopperire ai limiti del remote working, ovvero all’assenza di relazioni personali, di contatti casuali, di condivisione di conoscenza e interazioni che stimolano naturalmente la collaborazione e il benessere.
Il modello di Activity-based Working, che si basa sul creare diverse tipologie di ambienti in funzione dell’attività da svolgere – da sessioni di brainstorming a conversazioni private, momenti di creatività e socialità – è il punto di partenza di un iter di progressivo perfezionamento che tenga conto dell’effettivo utilizzo di spazi/servizi e della soddisfazione degli employee.
Tra le ipotesi più innovative, è interessante il modello dei community nodes proposto da Woods Bagot: un network di piccoli workplace (nodi) distribuiti sul territorio, connessi uno all’altro via rete e strumenti digitali. Tale ecosistema di workplace potrebbe anche essere condiviso tra diversi enti ed aziende, così da creare interazioni, collaborazione, stimolare sinergie e una positiva commistione di culture aziendali diverse.
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Creare un modello performance-based efficiente
Nel mondo smart, tutto ruota attorno al performance management, che va armonizzato con un modello di lavoro orientato al risultato. Migliorare i sistemi di misurazione e di valutazione delle performance è difatti un elemento cardine dell’ufficio del futuro.
Data la centralità della collaboration nei modelli di lavoro agile, può essere utile spostare il focus dall’individuo al team, così come sostituire le survey periodiche con un modello di continuous feedback. Ciò permette di monitorare anche gli indicatori (KPI) dell’employee engagement, quali soddisfazione, quantità di interazioni, partecipazione agli eventi, che si riflettono sul benessere e la produttività individuale.
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Accelerare il percorso verso la data-driven company
L’ufficio del futuro è abilitato dal digitale. Che siano piattaforme di collaborazione, comunicazione in cloud o sistemi di gestione del workplace, il digitale è ciò che rende efficiente, agile e resiliente non solo l’ufficio, ma l’intera impresa del futuro. Affinché l’ambiente sia produttivo, il percorso di digitalizzazione dei processi deve essere accelerato il più possibile, facendo perno su soluzioni esistenti e sui continui progressi della Data Science (AI). Nell’ufficio del futuro, infatti, tutte le decisioni sono data-driven, non soltanto quelle strategiche.
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Investire al massimo nella propria community
Il lavoro da remoto separa fisicamente le persone. La variante ibrida recupera parzialmente i benefici della socialità e della relazione dal vivo, ma sul fronte dell’approccio collaborativo deve essere sostenuta da iniziative ad hoc.
All’azienda si chiede quindi un forte investimento nella propria community: creazione di un palinsesto di eventi, momenti virtuali di svago, opportunità di condivisione e di crescita professionale sono solo alcune ipotesi con cui rafforzare il legame tra employee e impresa, a garanzia di prestazioni in crescita e solida retention di talenti.