Il progetto

Università di Parma: un CRM per la gestione virtuosa delle relazioni con studenti, istituzioni e imprese | Impresoft 4ward

Università di Parma: un CRM per la gestione virtuosa delle relazioni con studenti, istituzioni e imprese                        

Impresoft 4ward ha realizzato per l’Ateneo una soluzione che centralizza la relazione con studenti e business partner, consente azioni di marketing mirate e migliora il customer engagement. 

In un contesto di profondi cambiamenti, le Università sentono sempre più forte l’esigenza di perfezionare, rendere virtuose ed efficienti le relazioni con gli studenti, le istituzioni e le imprese private. Non solo per adempiere alle loro missioni tradizionali, ma anche per seguire la cosiddetta Terza Missione : oltre alla formazione e alla ricerca, infatti, gli Atenei hanno il mandato di diffondere le proprie conoscenze al di fuori del perimetro accademico, contribuendo al progresso dell’intero Paese.

All’interno di un panorama competitivo e sfidante, in cui l’offerta formativa è sempre più accessibile e svincolata da luoghi fisici, migliorare e personalizzare le relazioni con tutti i soggetti che formano l’ecosistema universitario è fondamentale per attrarre nuovi studenti, per definire al meglio i percorsi post-laurea, creare una connessione virtuosa tra mondo accademico e le imprese e per erogare servizi innovativi di orientamento e perfezionamento delle competenze.

 

L’esigenza: gestire al meglio le relazioni con studenti e partner

L’Università di Parma svolge la propria Mission con quattro funzioni istituzionali primarie: Didattica, Formazione Post-laurea, Terza Missione e Ricerca, e questa ultima in particolare si avvale di finanziamenti pubblici nazionali e internazionali, sovvenzioni di organizzazioni private (es. fondazioni) e di commissioni di imprese e istituzioni, che cercano soluzioni innovative per vincere le sfide del business. Un Ateneo moderno e di successo deve, quindi, gestire al meglio i rapporti con svariati stakeholder, ognuno con esigenze, caratteristiche e interessi diversi.

Fabrizio Russo, CTO dell’Università di Parma, spiega che “È molto importante definire quali siano i clienti dell’Ateneo: gli studenti, attorno ai quali ruotano le tre funzioni principali dell’Università, ma anche le istituzioni e le organizzazioni che sostengono la ricerca. È in questo contesto che nasce l’esigenza di ricorrere a un sistema strutturato per la gestione delle relazioni. Interagire con i clienti non significa solo favorire i canali di comunicazione, ma tenere in considerazione le caratteristiche, le preferenze e gli obiettivi di ciascuno. Questo implica un cambio culturale nell’organizzazione”.

All’avvio del progetto, L’Ateneo non era dotato di una piattaforma CRM centralizzata: strumenti non idonei, né integrati, rendevano impossibile la gestione di un processo end-to-end ottimale, manifestando altresì potenziali inefficienze, errori e attività duplicate.

 

La soluzione: un CRM per ottimizzare relazioni, marketing ed esperienze

Nel contesto delineato precedentemente, l’Università di Parma ha richiesto la collaborazione di Microsoft per lo sviluppo di una soluzione in grado di:

• centralizzare le informazioni di contatti/clienti e business partner;
• definire cluster per azioni marketing e commerciali mirate;
• monitorare attività sales e opportunità;
• condividere facilmente conoscenze e innovazioni nate in ambiente universitario, creando di fatto una connessione virtuosa tra l’università e il mondo del lavoro;
• attrarre e fidelizzare gli studenti pre, post e durante il percorso di studi.

Prima dell’avvio del progetto, l’Università aveva già adottato diversi strumenti e piattaforme Microsoft, per cui la scelta è caduta naturalmente sull’implementazione di Dynamics 365 CRM, Power Platform e Dynamics 365 Education Accelerator. Il progetto è stato realizzato attraverso il coordinamento di diverse unità interne dell’Università e di concerto con il team di Gruppo Impresoft composto da Impresoft 4ward e Impresoft Engage- competence center di customer engagement e leader in progetti di CRM. I partner sono stati meritevoli di aver “condotto il progetto in maniera efficiente e condiviso con l’ateneo un approccio agile. Conclusa una prima fase di analisi dettagliata, infatti, si è passati immediatamente alla configurazione e alla customizzazione del sistema”.

Grazie alla soluzione progettata e implementata con l’ausilio di Impresoft 4ward, oggi l’Università di Parma può gestire le informazioni in modo moderno, migliorando la relazione con i partner e ottimizzando i servizi rivolti a studenti e imprese. Inoltre, l’Ateneo può:

• sfruttare un Common Data Model specifico per il mondo Education;
• gestire tutti i flussi di ingaggio degli studenti;
• migliorare e centralizzare la condivisione e l’analisi dei dati prendendo decisioni più efficaci e veloci.

Per quanto concerne l’implementazione della soluzione nelle varie Unità Organizzative che compongono l’Ateneo, “abbiamo deciso di procedere gradualmente – spiega Russo - partendo dall’area della Terza Missione e, in particolare, dall’Unità Organizzativa di valorizzazione della ricerca e promozione dell’innovazione, gestita dalla Dott.ssa Elena Boni, Manager del Tecnopolo di Parma, che rappresenta il punto di accesso all’offerta di ricerca industriale non solo dell’Ateneo ma di tutto l’ecosistema dell’innovazione della Regione Emilia-Romagna”. L’obiettivo resta comunque quello di estendere l’utilizzo del CRM a tutte le aree dell’Università che hanno rapporti con l’esterno.

 

I benefici: relazioni efficienti e potenziamento delle competenze

Nonostante l’evoluzione continua, l’impatto positivo della soluzione è stato percepibile fin da subito: “I benefici che abbiamo tratto da questa esperienza sono molteplici, tra cui l’avere finalmente una base dati centralizzata, condivisa, qualificata e autorevole per la gestione dei contatti e dei nostri business partner, che ci ha consentito di efficientare e razionalizzare il processo di gestione delle relazioni, soprattutto potenziando le competenze del personale che si sente anche più gratificato nello svolgimento della propria attività”.