Prysmian e Impresoft 4ward: una partnership per rivoluzionare la compliance contrattuale con l’Intelligenza Artificiale

Il progetto

Prysmian e Impresoft 4ward: una partnership per rivoluzionare la compliance contrattuale con l’Intelligenza Artificiale

Per Prysmian, azienda globale nei sistemi in cavi per energia e telecomunicazioni, si trattava di una sfida cruciale: gestire la compliance di oltre 1.000 contratti, molti dei quali redatti in lingua cinese e digitalizzare tutti questi documenti cartacei.
Un compito critico e oneroso, sia in termini economici, sia in termini di tempo, sia ancora in termini di rischio: per un’azienda con una rete globale così estesa, assicurarsi che ogni contratto rispettasse le normative internazionali e rilevare eventuali criticità era una attività che richiedeva risorse ingenti e un tempo significativo.

 

La sfida: una verifica complessa e time consuming

La responsabilità di questa attività complessa è affidata al team Audit di Prysmian, che ha il compito di analizzare i contratti per verificare la presenza di clausole non conformi alle normative in vigore.
In particolare, è richiesta una maggiore attenzione su una clausola specifica, legata alla geografia della distribuzione, per identificare contratti che prevedano attività in paesi soggetti a sanzioni o restrizioni internazionali.
Appare chiaro che analizzare manualmente ogni documento è un compito insostenibile: oltre 1.000 contratti significano migliaia di pagine, molte delle quali da tradurre dal cinese e contenenti informazioni critiche.

"Aprire uno per uno questi contratti, leggerli, interpretarli e verificarne la compliance era un lavoro estenuante e poco praticabile," ha spiegato Roberto Ricci, Business Applications Delivery Manager di Prysmian. Da qui l’idea di cercare una soluzione tecnologica avanzata che potesse alleggerire questo carico di lavoro.

 

La soluzione: una piattaforma basata su Generative AI

Per affrontare questa sfida, Prysmian ha collaborato con Impresoft 4ward per la realizzazione di un pilota basato sull’Intelligenza Artificiale. La soluzione, costruita su misura per il team Audit, si basa su tre funzionalità chiave:

1. Ricerca testuale avanzata: che consente agli utenti di cercare parole chiave o clausole specifiche all’interno dei contratti, rendendo immediato l’accesso alle informazioni rilevanti.
2. Traduzione automatica: grazie alle capacità di SharePoint Premium, i documenti originariamente scritti in cinese vengono tradotti automaticamente in inglese, migliorando la comprensione e riducendo la dipendenza da traduttori esterni.
3. Sistema di analisi semaforica: un algoritmo sviluppato da Impresoft 4ward analizza i contratti e li classifica utilizzando un sistema di colori. I contratti che presentano clausole potenzialmente critiche vengono evidenziati come “rossi”, consentendo al team di concentrarsi immediatamente sulle situazioni più urgenti.

Questa combinazione di strumenti ha trasformato un’attività manuale e dispendiosa in un processo rapido, efficiente e altamente scalabile.

 

Un approccio iterativo e collaborativo

La collaborazione tra Prysmian e Impresoft 4ward non è stata solo tecnologica, ma anche strategica. Dopo un primo test rapido, le due aziende hanno lavorato insieme per ridefinire le esigenze e sviluppare una soluzione più mirata.
“Il primo pilota ci ha permesso di capire meglio le reali necessità del team Audit e di coinvolgerli direttamente nel processo di sviluppo,” ha raccontato Ricci. “Abbiamo disegnato insieme l’interfaccia, l’algoritmo per l’analisi semaforica e le funzionalità chiave, assicurandoci che la soluzione fosse perfettamente adatta al loro lavoro.”

Questo approccio iterativo ha permesso non solo di perfezionare la piattaforma, ma anche di favorire l’adozione da parte degli utenti finali. Il coinvolgimento diretto del team Audit ha creato una sinergia che ha contribuito al successo del pilota.

 

Benefici concreti per Prysmian

Quanto fatto ha dimostrato concretamente i vantaggi operativi e qualitativi di questo tipo di soluzioni. Il team Audit ha potuto:

• Ridurre significativamente il tempo dedicato alla revisione dei contratti
• Identificare con maggiore precisione le clausole critiche, minimizzando il rischio di errori umani.
• Semplificare l’accesso ai documenti grazie alla traduzione automatica e alla ricerca testuale.

"Non avevamo un benchmark iniziale per misurare le ore risparmiate, ma il feedback del team è stato molto positivo. Sappiamo che prima ci mettevano tantissimo tempo; ora il processo è molto più agile" ha dichiarato Ricci.

 

Una soluzione ambiziosa ma essenziale

La complessità era evidente fin dall’inizio, soprattutto per le tempistiche strette: la soluzione doveva essere pronta in poche settimane. "In entrambe le soluzioni sviluppate con Impresoft 4ward, le tempistiche erano sfidanti, ma il team è stato puntuale ed efficiente. Hanno fatto anche più di quanto richiesto" ha sottolineato Ricci.

La capacità di adattarsi rapidamente alle esigenze del cliente e di fornire soluzioni di alta qualità è stata uno dei fattori chiave del successo. Questo ha permesso non solo di soddisfare le necessità immediate del team Audit, ma anche di gettare le basi per future collaborazioni tra Prysmian e Impresoft 4ward.

 

Una visione per il futuro

Il successo di questo pilota ha spinto Prysmian a esplorare ulteriori applicazioni della tecnologia basata su Intelligenza Artificiale. Nuovi scenari in ambito Audit e in altre funzioni aziendali sono già in fase di valutazione, dimostrando la versatilità e il potenziale di questa tecnologia. "Stiamo già collaborando su altre attività, il che dimostra quanto questa prima esperienza sia stata apprezzata" ha aggiunto il team di Impresoft 4ward.

 

Un rapporto che funziona

Il successo non è stato solo tecnologico, ma anche relazionale. “Non conoscevo Impresoft 4ward prima di entrare in Prysmian, ma devo dire che si sono dimostrati partner affidabili e proattivi. La sinergia che si è creata tra il nostro team e il loro è stata fondamentale per il risultato finale” ha concluso Ricci.