Il progetto

LCA Studio Legale rivoluziona il Knowledge Management grazie all’Hub Square | Impresoft 4ward

LCA Studio Legale rivoluziona il Knowledge Management grazie all’Hub Square

LCA è uno studio legale indipendente a vocazione internazionale e specializzato nell'assistenza legale e fiscale d'impresa. Ha sede in Italia, a Milano, Genova e Treviso (con due sedi, di cui una presso l’incubatore tecnologico H-Farm), mentre negli Emirati Arabi Uniti, a Dubai, opera in International Partnership con IAA Middle East Legal Consultants LLP. Si rivolge principalmente al mondo industriale e finanziario, italiano ed estero, offrendo un completo servizio di consulenza legale, giudiziale e stragiudiziale, nei diversi ambiti del diritto commerciale, societario, bancario, finanziario, tributario, penale, immobiliare, amministrativo, della crisi d’impresa, del diritto del lavoro e dell’immigrazione, dei trasporti, della proprietà intellettuale e delle nuove tecnologie, del diritto agroalimentare e dell’arte, e infine nella tutela della famiglia e dei patrimoni familiari. Lo Studio ha recentemente visto una forte crescita dimensionale, arrivando a contare oltre 190 professionisti, tra avvocati, commercialisti e business service.

Agilità, flessibilità e competenza fanno parte, da sempre, del suo DNA: l’obiettivo quotidiano di LCA è quello di accompagnare i propri clienti nello sviluppo delle loro attività imprenditoriali, comprendendone proattivamente le esigenze.

La gestione del patrimonio informativo e di conoscenze dello Studio, in quest’ottica, è il punto cardine intorno a cui tutto ruota: proprio per ottimizzare questo aspetto, i responsabili hanno scelto di intraprendere un virtuoso percorso di trasformazione digitale e di puntare su una piattaforma di Knowledge Management, supportati da Impresoft 4ward.

 

La necessità di razionalizzare la conoscenza

Il lavoro degli avvocati si basa spesso sull’utilizzo di template, che rappresentano un elemento indispensabile: poter modificare un documento, piuttosto che doverlo riscrivere da capo, snellisce in maniera decisiva i processi operativi. Tradizionalmente, all’interno dello Studio, ogni professionista salvava i propri modelli su directory private, se non addirittura sul proprio desktop, e la condivisione di questo tipo di documenti avveniva sulla base di rapporti personali. Ogni template, in questo modo, era archiviato secondo una logica del tutto personale, difficilmente fruibile se non per intercessione del diretto interessato. A causa di questa abitudine, anche l’onboarding risultava particolarmente lento e faticoso, data la necessità di spiegare a ogni nuovo arrivato come redigere ogni specifico contenuto.

La repentina crescita vissuta dallo Studio negli ultimi anni – con il passaggio da cinquanta a quasi duecento persone dal 2015 a oggi – aveva ulteriormente portato alla luce questo tipo di lacune: era infatti venuta meno la possibilità di sfruttare i classici vantaggi dati dal rapporto di vicinanza con i colleghi ‘della porta accanto’, tipico dei team più ristretti. Un’organizzazione più strutturata e condivisa di ciò che veniva raccolto nelle directory private, per questi motivi, è diventata una vera e propria necessità.

 

L’importanza della survey iniziale per fare il punto

Considerato questo scenario, su iniziativa della Knowledge Manager Simona Cerca, nel novembre del 2019 è stato somministrato un sondaggio volto a rilevare il livello di cultura e di propensione alla condivisione e alla comunicazione tra tutti i collaboratori e i dipendenti.

I risultati dell’indagine hanno rappresentato il vero e proprio punto di partenza del percorso: è emersa una buona propensione a voler evolvere verso una maggiore condivisione, oltre alla volontà di migliorare la comunicazione interna. L’analisi ha inoltre evidenziato l’interesse nel voler rafforzare il sentimento di appartenenza allo studio, basato sulla condivisione di valori: attitudine che, fino a quel momento, era stata trasferita oralmente dai senior ai nuovi assunti, ma necessitava di passare “nero su bianco” per diventare concretamente patrimonio comune.

Sono emersi inoltre la necessità di ottimizzare i processi di onboarding, il bisogno (evidenziato dal team IT) di ridurre il numero di e-mail e relativi allegati pesanti che occupavano sempre più spazio di archiviazione e, infine, l’esigenza di ottimizzare la condivisione degli eventi di formazione a calendario che, tradizionalmente condivisi via e-mail, rischiavano spesso di andare persi ed essere dimenticati.

 

I primi passi del percorso e poi la pandemia: superare le difficoltà, dritti alla meta

Dopo aver condiviso questi risultati con il comitato esecutivo, Simona Cerca ha quindi deciso di portare avanti l'idea di una piattaforma di Knowledge Management: “All’inizio del 2020 - racconta - ho presentato al comitato esecutivo un progetto per mostrare dove saremmo potuti arrivare con l’implementazione di una piattaforma di questo tipo e ho avuto il via libera.  Da febbraio 2020, insieme all'innovation manager e al team IT, abbiamo preso in considerazione le proposte di diversi fornitori: la nostra scelta è ricaduta con convinzione su Impresoft 4ward. L’azienda ha saputo infatti interpretare fin da subito alla perfezione le nostre esigenze, aiutandoci a rifinire i requisiti e proponendoci soluzioni in grado di centrare esattamente gli obiettivi che avevamo in mente”.

A complicare le cose però, poche settimane dopo, è arrivata la pandemia: dalla sera alla mattina, tutte le abitudini operative e le modalità di comunicazione tra colleghi sono state stravolte. Durante le prime settimane di lockdown, con il supporto dell’IT aziendale, il personale è stato formato all’utilizzo di Microsoft Teams, che è diventato ben presto lo strumento chiave per comunicare, fare riunioni e condividere documenti. Questa difficoltà ha però ulteriormente rafforzato la convinzione di quanto una piattaforma di Knowledge Management potesse rappresentare un elemento di valore inestimabile per LCA.

 

Nasce Square, il Knowledge Engagement Hub di LCA

Lo studio tratta materie diverse che parlano lingue diverse: trovare, innanzitutto, una logica per catalogare argomenti e relativi documenti che incontrasse il favore dei vari reparti è stata un’attività complessa, che ha richiesto circa due mesi di lavoro.

Nello strutturare la piattaforma, basata su SharePoint, si è inoltre tenuto conto della necessità (espressa dagli avvocati) di avere un albero di navigazione di tipo classico, che rispettasse una precisa scala gerarchica degli argomenti secondo la logica LCA, soprattutto in un’ottica di formazione dei praticanti.

A seguire, sono stati implementati contenuti relativi a comunicazioni interne, notizie ed eventi di formazione. Dopo alcuni mesi di test, a febbraio 2021, la piattaforma è stata lanciata.  “Il risultato – sottolinea Cerca – è quello che noi abbiamo definito un Knowledge Engagement Hub: non solo Knowledge Management, non una banale intranet, bensì un punto d'accesso unico di contenuti, comunicazioni e dialoghi tra tutto lo staff, trasversalmente, a sostegno dell’employee engagement”.

A seguito di un contest interno, è stato poi scelto Square come nome della piattaforma: un termine che ricorda il logo di LCA e, nel contempo, richiama il concetto di ‘piazza’, a sottolinearne il ruolo di luogo di incontro, confronto, condivisione, scambio e collaborazione.

 

Il Knowledge Management è un tragitto, non una destinazione: risultati e prospettive

Il valore di uno studio legale è proprio la conoscenza: essere riusciti a organizzare e a mettere a disposizione di tutta la squadra questo prezioso patrimonio aziendale ha permesso di migliorare concretamente l'efficienza operativa. Dal lato più strettamente tecnico, anche l’IT ha potuto raccogliere i frutti sperati: la riduzione drastica di e-mail ha liberato moltissimo spazio di archiviazione. Grazie all'eccellente user experience di Square, inoltre, sono state superate anche le normali resistenze iniziali espresse da alcuni avvocati di fronte al nuovo approccio.

Tutto questo, in ultima analisi, significa più prosperità per lo studio stesso, poiché permette ai professionisti di lavorare con rinnovato entusiasmo, risparmiare tempo in attività di routine e potersi dedicare maggiormente allo sviluppo del business anche con nuovi clienti.

Ma non è finita qui: il progetto rivolto a diffondere sempre di più l’utilizzo della piattaforma all’interno dello Studio sta continuando con la creazione di poster che descrivono la ‘filosofia Square’ nelle aree comuni, con pillole di formazione erogate attraverso mini-video della durata di un minuto e con cartoline/e-mail in cui si riassumono alcune funzionalità di Square e si danno suggerimenti utili per il suo utilizzo. A breve, inoltre, verrà unito a SharePoint anche Delve, con l’obiettivo di raccogliere le competenze delle persone di LCA, per far conoscere chi fa cosa in tutte le sedi dello Studio.

A conferma della validità della soluzione, Square ha vinto il prestigioso contest ‘Professionista Digitale 2020-2021’ promosso dall’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale del Politecnico di Milano.