Il progetto

Il FAI abbraccia Office 365 per un’innovazione sostenibile dei sistemi IT | Impresoft 4ward

Il FAI abbraccia Office 365 per un’innovazione sostenibile dei sistemi IT

La rivoluzione digitale sta impattando tutti i settori, inclusi gli enti non profit. Il Terzo Settore, tuttavia, deve porre un’attenzione ancora maggiore al bilanciamento tra necessità tecnologiche e ottimizzazione dei costi, percorrendo la via dell’efficienza. Il cloud si rivela l’alternativa vincente per la gestione di servizi come la posta elettronica, ma anche per abilitare strumenti più innovativi di collaboration e produttività.

A questo proposito, il progetto sviluppato dal FAI - Fondo Ambiente Italiano in partnership con Impresoft 4ward ne rappresenta un caso esemplare. L’iniziativa ha permesso la migrazione dell’infrastruttura di posta elettronica della Fondazione su Microsoft Office 365, potendo così sfruttare anche altri strumenti della suite, come Teams e OneDrive.

 

Il FAI a tutela del patrimonio paesaggistico e culturale

Il FAI è una fondazione senza scopo di lucro nata nel 1975, sul modello del National Trust, con il fine di tutelare e valorizzare il patrimonio storico, artistico e paesaggistico italiano. Le attività sono gestite e finanziate con il supporto degli iscritti, dei privati cittadini, delle aziende partner e degli enti pubblici sostenitori.

«Attualmente - racconta Manuel Chiesa, Responsabile Sistemi Informativi del FAI - la Fondazione tutela 68 luoghi speciali in tutta Italia e promuove l’educazione, l’amore, la conoscenza e il godimento dell’ambiente e dei beni culturali attraverso l’organizzazione di eventi nazionali: le Giornate FAI di Primavera e d’Autunno, il censimento dei Luoghi del Cuore, la campagna Ricordiamoci di salvare l’Italia, i numerosi progetti nelle scuole. Inoltre, vigila sulla tutela del patrimonio paesaggistico e storico-artistico nello spirito dell'articolo 9 della Costituzione italiana. Le attività sono svolte attraverso l’indispensabile aiuto dei volontari che operano all’interno della rete territoriale, composta da 19 direzioni regionali e organizzata in 128 delegazioni, 101 gruppi FAI, 96 gruppi giovani, 4 gruppi Ponte fra Culture. L’operato del FAI si muove attraverso tre principali asset, ovvero Luoghi, Eventi e Persone. Sintetizzando, ci occupiamo di restaurare i Beni che ci vengono affidati come lascito testamentario oppure in gestione dalle istituzioni proprietarie, aprendoli al pubblico con l'obiettivo di migliorare la qualità della vita dei cittadini».

 

Il progetto Office 365: dalla posta elettronica alle soluzioni di collaboration

Il progetto sviluppato con Impresoft 4ward è nato dall’esigenza di mettere in sicurezza la posta elettronica, che rappresenta uno strumento fondamentale per lo svolgimento dell’operatività della Fondazione.

«Il FAI - sottolinea Chiesa - aveva un’infrastruttura di posta elettronica datata e on-premise. Negli ultimi mesi, prima della pandemia, l’ambiente era diventato abbastanza instabile e soggetto a frequenti crash, con ripercussioni sulla produttività dei colleghi. L’obiettivo principale era, quindi, mettere in sicurezza il sistema di email, ma con un interesse anche nell’ottimizzare la collaborazione e la produttività».

L’emergenza Covid-19 ha ovviamente dato un’ulteriore spinta al progetto: «Oltre alla migrazione dell’infrastruttura di posta su Office 365, abbiamo fatto partire anche l’adozione di Teams e OneDrive che prima non erano molto utilizzati. La migrazione ha riguardato 500 account di posta elettronica (con l’aggiunta di una decina di caselle per sale e infrastrutture). L’operazione è avvenuta in tempi brevi e senza ostacoli, senza che i colleghi sperimentassero disservizi o down. Mi ritengo molto soddisfatto per questi risultati, soprattutto perché il traffico email (tra utenti interni e con gli stakeholder) è veramente intenso».

 

I vantaggi di Office 365: servizi sempre disponibili e maggiore produttività 

Chiesa elenca i vantaggi ottenuti dal passaggio a Office365: innanzitutto, una maggiore stabilità dell’infrastruttura e un servizio sempre disponibile, da qualsiasi luogo e dispositivo; inoltre, uno spazio di archiviazione superiore e scalabile per le caselle di posta (mentre, con la modalità on-premise, la capacità era limitata); infine, la possibilità di migliorare la collaborazione e la produttività grazie all’adozione di Teams e OneDrive.

«Prima - sottolinea Chiesa - non c’erano applicazioni ufficiali per la collaboration e il file sharing approvate dalla Fondazione e governate centralmente dall’IT, ma piuttosto proliferavano i ghost software».

 

Il ruolo fondamentale del partner dalla progettazione alla realizzazione

Nella pianificazione e implementazione del progetto Impresoft 4ward ha avuto un ruolo fondamentale.

«Siamo stati supportati nello stadio preliminare di progettazione - continua Chiesa -, con un assessment iniziale che ha eliminato qualsiasi problematica nella successiva fase di realizzazione. L’iniziativa è stata portata avanti a quattro mani: Impresoft 4ward ha messo a nostra disposizione un account tecnico che ci ha seguito passo a passo nelle operazioni che erano state demandate alla Fondazione. Insomma, siamo stati accompagnati mano nella mano, affrontando questo tragitto insieme».

Il progetto è iniziato prima della pandemia, per continuare durante l’emergenza: «Non potendo stare fisicamente “sotto lo stesso tetto” - precisa Chiesa - la collaborazione è proseguita in modalità remota, ma comunque non abbiamo riscontrato nessuna difficoltà o rallentamento».

L’esperienza di partnership è risultata positiva anche sotto il profilo della condivisione di intenti e comprensione delle esigenze: «Come associazione non profit - dichiara Chiesa - dobbiamo avere un occhio oltremodo vigile sul contenimento dei costi. Microsoft e Impresoft 4ward si sono rivelati molto attenti rispetto alle nostre necessità di budget, venendoci incontro anche dal punto di vista della proposta commerciale».

 

L’importanza del change management per l’adozione dei nuovi strumenti

Infine, Chiesa sottolinea un aspetto importante del progetto Office 365: introdurre strumenti nuovi, che mai erano stati approcciati in precedenza, richiede agli utenti un salto di mentalità al fine di massimizzare il tasso di adozione e quindi il successo dell’iniziativa.

«Quando ho presentato il progetto alla Direzione - evidenzia Chiesa - ho subito precisato che non si trattava soltanto di cambiare tecnologia, ma piuttosto di innescare una trasformazione culturale. L’introduzione di nuovi strumenti, infatti, si rivela efficace solo quando le persone capiscono i vantaggi della tecnologia e quindi vogliono utilizzarla perché ritenuta conveniente».

Per favorire, quindi, l’adozione di questi nuovi strumenti sono state lanciate comunicazioni ricorrenti e realizzati tutorial tecnici. «I colleghi - afferma Chiesa - hanno risposto bene fin da subito e ogni mese il numero di utilizzatori cresce. Abbiamo formato internamente un gruppo di champions, con lo scopo di incentivare l’adozione della tecnologia e di supportare i colleghi, evitando un sovraccarico di richieste verso l’IT. Anche in questo caso, il supporto di Impresoft 4ward si è rivelato prezioso, fornendoci consigli utili sulle strategie di change management».