Ormai è passato qualche mese da quando, lo scorso 31 luglio, è finita l’era di Skype for Business. Dire però che Microsoft Teams lo ha sostituito a partire da agosto non è concettualmente corretto, perché di fatto Teams è la piattaforma di comunicazione e collaborazione unificata (UCC) su cui l’azienda di Redmond scommette già da anni mentre, parallelamente, riduce il proprio supporto nei confronti di Skype for Business.
Skype for Business, erede di Microsoft Lync, è stata una delle piattaforme più popolari degli ultimi decenni, anche se il successo è arrivato principalmente dalla piattaforma consumer, acquistata da Microsoft nel 2011 per più di 8 miliardi di dollari. La sua dismissione è una mossa fondamentale per semplificare l’offerta business dell’azienda ma, soprattutto, per concretizzare la sua strategia di un’unica piattaforma per la gestione del workplace digitale e moderno.
Ma con Skype dismesso, cosa è cambiato per gli oltre 40 milioni di utenti che utilizzano giornalmente questo tool?
Bisogna distinguere tra utenti business e privati. In realtà, nei mesi scorsi, la multinazionale di Redmond aveva fatto sapere che intendeva continuare a investire su Skype. L’obiettivo è chiaro: definire con maggiore precisione il target e gli scenari d'uso dei vari tools dell’universo Microsoft.
Resta attiva la versione consumer di Skype (al pari di Skype for Business Server) come strumento per effettuare gratuitamente videochiamate e chiamate e chiamate di gruppo, inviare messaggi istantanei e condividere file con altri utenti di Skype. Tant’è che il software ha recentemente subito un importante restyling dell’interfaccia grafica.
Per quanto riguarda gli utenti business, quelli che non hanno ancora eseguito la migrazione da un tool all’altro possono farlo in qualsiasi momento autonomamente oppure attraverso l’aggiornamento assistito che Microsoft ha reso disponibile proprio per “convincere” anche le ultime aziende. Quello che è importante sottolineare è che le audio conferenze acquistate su Skype for Business e non ancora utilizzate vengono automaticamente abilitate su Teams.
Teams ha sostituito Skype for Business, dunque. O meglio, Teams continua il suo percorso di espansione globale ponendosi come unico hub Microsoft per il lavoro moderno.
Nel confrontare le due soluzioni, ci si è spesso soffermati sulle funzionalità, sui punti di contatto e di sovrapposizione: registrazione in cloud, scambio di file, lo storico permanente delle conversazioni e via dicendo.
La vera differenza, però, è più alta: Teams e Skype for Business sono sempre stati strumenti diversi (con sovrapposizioni) e appartenenti a epoche con esigenze differenti. Per questo Teams ha sostituito Skype for Business: quest’ultimo ha trasformato il mondo del lavoro abilitando la comunicazione digitale multicanale, ma non ha mai avuto l’ambizione di diventare un one-stop-shop per tutto ciò che riguarda la collaborazione e i processi aziendali.
Teams, invece, fa proprio questo: è un ufficio virtuale che, grazie alle sue funzionalità native e alle integrazioni, può essere utilizzato a prescindere da dove le persone si trovano, dal device con cui stanno lavorando e dall’ora in cui lo stanno facendo. Il fatto poi che l’adozione di Teams, secondo studi autorevoli, possa portare a risparmi di tempo nell’ordine delle 8 ore settimanali giustifica non solo l’enfasi data dal suo vendor, ma anche il successo planetario.
La grande differenza concettuale tra le due piattaforme si riflette nel processo di migrazione da Skype for Business a Teams, ormai necessario (e urgente) per tutte le aziende che affidano alla prima le proprie comunicazioni. Microsoft ha progressivamente scoraggiato l’uso di Skype for Business, che fin dal 2018 non è più presente in Microsoft 365 (all’epoca Office 365) sotto i 500 utenti, e che da agosto 2021 non sarà più accessibile nella sua versione Online. Lo strumento ha però avuto un tale successo e una tale diffusione nel corso degli anni (si parla del 55% delle imprese) da far sì che la migrazione coinvolga ancora moltissime aziende; queste, se lungimiranti, ne devono approfittare per modernizzare il proprio modello di lavoro e renderlo più agile grazie a Microsoft Teams.
Per quanto l’IT abbia questioni importanti da affrontare per far sì che la transizione sia fluida e che vi sia una coesistenza sinergica tra le due piattaforme fino allo spegnimento di Skype for Business, è di fondamentale importanza accompagnare l’implementazione tecnologica ad un efficace processo di Change Management, vista soprattutto la differenza di posizionamento e visione tra le due piattaforme.
Per questo motivo, la migrazione va gestita con cura affidandosi a una consulenza esperta che possa ragionare in termini di passaggio degli utenti da una piattaforma all’altra, ma soprattutto di percorsi di adozione tecnologica.
È impossibile, infatti, ipotizzare una migrazione verso un paradigma lavorativo agile, connesso, con dinamiche di comunicazione rivoluzionate e processi gestiti completamente da remoto senza un puntuale percorso di adozione che vada ben al di là del normale training. Il rischio è che gli utenti usino Teams come usavano Skype for Business, senza approfittare dell’accelerazione di produttività, efficienza e agilità che solo una piattaforma completamente integrata può dare.