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Teams Voice è uno degli strumenti Microsoft con cui si potenzia la business collaboration, un asset sempre più importante sul mondo del lavoro di oggi. Il concetto di sistema telefonico aziendale si rivoluziona interamente e le possibilità di interazione tra personale interno ed esterno all’organizzazione vengono moltiplicate al massimo. E, grazie all’ambiente unificato di Microsoft Teams, oltre alla collaboration i vantaggi sono tanti altri.
Teams Voice, che cos’è e a che cosa serve
Teams Voice è un sistema telefonico aziendale potente e flessibile che scardina la classica idea di “centralino fisico” e rappresenta, per questo motivo, una delle migliori alternative ai classici provider telefonici del momento. Qui, la parola chiave è cloud: la piattaforma decentralizza infatti tutta l’infrastruttura (dalla gestione fisica all’utilizzo dei terminali), eliminando il limite dato dalla postazione fisica e riadattandola invece al contesto dello smart working.
Ma il vero valore aggiunto è nella maggiore possibilità di collaborazione tra le persone coinvolte nei processi di lavoro, supportata dalla totale integrazione di tutti gli strumenti di Microsoft Teams (e, non da ultimo, anche Microsoft 365). Ogni dispositivo autorizzato potrà avere accesso al sistema aziendale, essere operativo con il proprio numero telefonico ed integrarsi alla perfezione con il resto del team, anche in mobilità, per poter mantenere una collaborazione il più snella e rapida possibile. Il risultato è la continuità operativa sempre assicurata e senza ostacoli, oltre a una riduzione dei tempi di esecuzione delle mansioni.
In questa logica, fondamentale è anche il concetto di scalabilità, che Teams Voice adotta al 100%: in pochi secondi è possibile attivare o disattivare nuovi interni telefonici, definire regole di instradamento automatico, Welcome Message e molto altro, il tutto per permettere la gestione e l’integrazione di nuove risorse interne in modo istantaneo, riducendo al minimo costi e tempi morti dati da una macchinosa e complessa gestione tipica, per esempio, dei più classici centralini telefonici interni.
L’ambiente unificato di Microsoft Teams migliora produttività e benefit
Un audit eseguito da Forrester tra il 2019 e il 2020, in cui sono state caso di studio 260 organizzazioni con un numero di dipendenti tra i 400 e i 15.000, dimostra gli importanti vantaggi economici e gestionali dovuti all’introduzione di Microsoft Teams, che include anche Teams Voice, nel corso dei primi tre anni.
E proprio secondo la relazione di Forrester “la collaborazione aziendale è un aiuto indispensabile per la condivisione di informazioni, la progettazione e la gestione di regole interne per poter costruire una comunità interna ed esterna all’azienda. Una miglior esperienza del cliente e una più alta business agility accadono quando una comunicazione lineare e strutturata applicata alle business application tradizionali viene potenziata dalle tecnologie per la collaboration, concretizzando così la semplificazione dell’attività lavorativa.”
L’ambiente di lavoro unificato di Teams, che include anche le funzionalità Voice, permette di minimizzare in primis i tempi non produttivi mantenendo tutto il flusso di lavoro all’interno della stessa infrastruttura. Questo consente infatti di ridurre il tempo necessario all’utilizzo di numerosi applicativi, non solo nella conservazione, nella gestione e nell’elaborazione delle informazioni, ma anche nell’esecuzione di call, chat e meeting. Per questo motivo, secondo lo stesso report, è stato stimato un risparmio medio di circa 6.9 milioni di dollari in 3 anni.
Una miglior qualità nella comunicazione significa anche la diminuzione del numero di meeting annui, del 7%, che comporta una drastica riduzione anche dei costi legati all’integrazione di soluzioni software e hardware di terze parti. La stima è quella di un risparmio medio di circa 648.727 di dollari in 3 anni. In particolare, grazie al supporto di Teams Voice, è stata calcolata anche una riduzione dei viaggi di lavoro pari a 150 uscite annue, con una media di 233.080 dollari risparmiati in 3 anni attribuibili alla riduzione dei costi di spostamento del personale.
In sintesi, oltre al miglioramento della collaborazione interna ed esterna, l’adozione di Microsoft Teams Voice, permette di tagliare i costi, aumentare la produttività e reindirizzare le risorse per sviluppare servizi e prodotti innovativi.