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Grazie alla Robotic Process Automation (RPA) la tua impresa accelera la digital transformation e guadagna in velocità, ma anche produttività e precisione.
Con la RPA, infatti, è possibile automatizzare le attività più ripetitive, incrociando le funzionalità degli applicativi già in uso. Un esempio? Si semplifica l’inserimento, l’estrazione, il reperimento o il trasferimento di dati.
Cos’è la Robotic Process Automation (RPA)
Quindi, cos’è la Robotic Process Automation (RPA) di cui si sente parlare da anni? È una delle tecnologie a supporto dell’automazione dei processi aziendali, ultima fase di un percorso evolutivo che ha conosciuto le tappe della dematerializzazione e della digitalizzazione.
Quando un processo è ormai digitalizzato, la sua analisi (attraverso diverse tecniche, come il Process Mining) evidenzia solitamente alcune aree routinarie, operazioni ripetitive o basate su regole predefinite (rule-based). All’interno dei workflow, queste aree sono candidati ideali per l’automazione, ma la complessità dei moderni ambienti IT rende complesso metterla in pratica.
Spesso, infatti, il processo coinvolge diversi sistemi non comunicanti, da cui hanno origine operazioni manuali soggette a errore, come il data entry o il trasferimento di informazioni da un sistema all’altro. Tradizionalmente, le imprese approcciavano il tema dell’automazione con complessi progetti di system integration, piuttosto lunghi, costosi e adottati esclusivamente da aziende di tipo enterprise.
La Robotic Process Automation nasce per automatizzare le aree ripetitive e rule-based dei processi adottando un approccio inedito, affidabile, rapido da implementare e alla portata anche delle PMI. Il principio è quello della replica (robotica) delle operazioni che gli esseri umani eseguono sui sistemi: se l’operatore è solito acquisire un dato dal gestionale, eseguire un calcolo e poi trasferirlo manualmente in un’applicazione dipartimentale, la RPA esegue la stessa procedura in forma automatica, aprendo e chiudendo applicazioni, effettuando il login, trasferendo dati e facendo calcoli. In questo modo, l’azienda riesce a beneficiare dei tradizionali vantaggi dell’automazione senza dover affrontare le spese e le complessità dell’integrazione “tradizionale” dei sistemi.
Per quanto concerne i limiti, la RPA non va oltre le aree ripetitive e routinarie, di cui però molte divisioni (quali amministrazione e finanza, supply chain, operations) sono ricche. Per l’automazione di processi più complessi, che richiedono una forma di autonomia decisionale non rule-based, si stanno diffondendo le tecnologie IPA, ovvero di Intelligent Process Automation – al momento solo nelle imprese di dimensione enterprise Il tutto confluisce nel macro-tema dell’hyperautomation, ovvero dell’approccio aziendale volto ad automatizzare il maggior numero di processi adottando sinergicamente tecnologie avanzate come AI, Machine Learning, piattaforme iPaaS (Integration Platform as-a-service) e Process Mining.
Robotic Process Automation, come funziona e in quali settori impiegarla
Dati i vantaggi della RPA, possiamo definire questa tecnologia come una soluzione di automazione matura adottata da molte aziende per versatilità e flessibilità, utilizzabile in contesti di tutte le dimensioni.
Ma come funziona la RPA? Si tratta di un software che imita le attività umane, eseguendo processi strutturati sulla base di regole predefinite che forniscono risultati univoci. In sostanza, i robot software ripetono nelle interazioni i passaggi che farebbe un essere umano seguendo un percorso strutturato secondo una sequenza di comandi.
I settori che più di altri hanno introdotto con successo le tecnologie di Robotic Process Automation sono:
- servizi bancari e finanziari
- energia e utility
- assicurazioni
- sanità
- hi-tech e telecomunicazioni
- manifatturiero
L’implementazione di una soluzione RPA all’interno di una azienda passa attraverso tre step: si inizia da una prima fase di assessment, ovvero un’indagine sui processi più adatti a essere sottoposti ad automazione robotica. Si passa poi allo sviluppo di un’applicazione ad hoc, iniziando quindi ad addestrare il robot sulla base dei workflow esistenti. Infine, fondamentale rimane il monitoraggio continuo, successivo alla selezione e all’implementazione delle applicazioni RPA più efficaci, e utile alla verifica del suo impatto e ritorno sull’investimento.
Dai robot fisici ai software rpa
Il primo robot è stato introdotto in una fabbrica nel 1959. Con il progredire della tecnologia, ai robot “fisici”, attivi nei grandi impianti di produzione, si sono affiancati i nuovi robot “virtuali”, dedicati ai servizi e più precisamente, alle attività di back office, dove vengono generati, gestiti e distribuiti i sistemi di supporto operativo. L’obiettivo diventa fornire un servizio più rapido e personalizzato e, allo stesso tempo, ridurre i costi di elaborazione e il tasso di errore.
L’adozione delle tecnologie RPA è indicata quindi per quei processi che:
- richiedono l’accesso a più sistemi;
- sono altamente soggetti a errore umano;
- possono essere scomposti in regole univocamente definibili;
- una volta avviati necessitano di un limitato intervento umano;
- richiedono un basso trattamento delle eccezioni;
- sono eseguiti frequentemente, in gran numero o con picchi significativi nel carico di lavoro.
Quali sono i vantaggi di adottare la RPA in azienda
I vantaggi dell’adozione di soluzioni RPA in azienda sono diversi e hanno un impatto significativo sulla competitività aziendale.
- Automazione dei processi di routine: il personale può dedicarsi alle attività che richiedono maggiore attenzione nella relazione con il cliente e a maggiore valore aggiunto per l’azienda, senza occuparsi di quelle più time consuming.
- Ottimizzazione delle risorse: servizio disponibile 24/7, più veloce e accurato.
- Diminuzione dei costi: aumento della produttività aziendale.
- Errore umano: gli errati inserimenti da copia e incolla o manuali sono eliminati.
- Apprendimento continuo: i sistemi RPA sono in grado di migliorarsi in autonomia, apprendendo dalle stesse attività svolte, grazie all’Intelligenza Artificiale e di Machine Learning.
Infine, attenzione: l'automazione robotica dei processi si colloca al di sopra dei sistemi esistenti. Non fa parte dell’infrastruttura informatica di un’azienda e, pertanto, non richiede la creazione, la sostituzione o lo sviluppo di ulteriori piattaforme per funzionare. Per questo motivo, rimane un’opportunità che può essere colta in tempi rapidi dalle imprese di ogni settore e dimensione.