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La serie “PowerPlatform Pills” è dedicata alla piattaforma progettata per fornire soluzioni intelligenti e flessibili per affrontare le sfide aziendali. Esploreremo diverse funzionalità e tecniche avanzate per massimizzare il potenziale di Power Platform
La Power Platform di Microsoft offre un ecosistema integrato di strumenti, tra cui Power Apps, Power Automate e Power BI, progettati per semplificare e potenziare la creazione di soluzioni aziendali personalizzate.
“PowerPlatform Pills” è stata pensata per fornire approfondimenti dettagliati e una guida pratica su argomenti chiave, dedicati a un pubblico di sviluppatori, con differenti livelli di esperienza nella piattaforma.
Il primo articolo della serie "Child Flow" è disponibile qui. Il secondo, "How to debug", è disponibile qui. Il terzo, "La delega dell'attività", è disponibile qui , il quarto "La gestione delle eccezioni in Power Automate" qui e il quinto "Environment Variables" qui.
Ritengo con convinzione che i casi d'uso e gli esempi rappresentino tra i metodi più efficaci per apprendere una logica o una soluzione specifica. Per tale ragione, in questo articolo, desidero discutere di una problematica che abbiamo dovuto affrontare. Si tratta di un inconveniente piuttosto fastidioso che, inizialmente, ritenevo insormontabile.
In particolare, vorrei soffermarmi su un processo di approvazione che impiega i connettori "Approval" per la gestione delle approvazioni e i connettori di Outlook per la gestione delle notifiche. In questo processo, diversi messaggi di posta elettronica interagiscono con i vari partecipanti.
Nel nostro scenario:
A) Posta (connettore Approvazioni) per coinvolgere gli approvatori.
B) Mail di feedback dagli approvatori (connettore Outlook) al Richiedente.
Il problema: la personalizzazione del mittente
Con le impostazioni predefinite, queste notifiche avranno come indirizzo del mittente l'account utilizzato per sviluppare il flusso, o peggio ancora un indirizzo generico di Microsoft ([maccount@microsoft.com](mailto:maccount@microsoft.com)).
Quale sarà la prima obiezione di ogni cliente? Ovviamente, la personalizzazione del mittente diventa una nuova esigenza. Tutte le notifiche generate dai servizi (Approval e Outlook) dovranno essere inoltrate tramite un indirizzo e-mail ‘[automatic.services@domain.com](mailto:automatic.services@domain.com)’.
Questo non rappresenta un problema per i connettori di Outlook, che dispongono di un attributo "invia come" in cui verrà impostata la nostra casella di posta condivisa.
Attenzione: è fondamentale abilitare i corretti privilegi di accesso sulla casella di posta condivisa per l'utente connesso al connettore che produrrà la notifica (send on behalf o send as, a seconda delle esigenze), per evitare errori che potrebbero bloccare questa fase del processo.
Tutto ciò è utile per i connettori di invio mail, ma per le notifiche eseguite dai connettori Approval di Microsoft?
Purtroppo, le azioni di Approval utilizzano solo caselle mail personali e non Shared Mail Box...
Approvals: cos'è e come funziona
Per chi non conoscesse Approvals, questo strumento è comunemente utilizzato per inoltrare via email (e direttamente sull’applicazione Approval) una notifica che contiene, all'interno del corpo del messaggio, una Data Card personalizzabile. Questa consente al destinatario di inviare rapidamente un feedback alla richiesta.
Naturalmente, Approvals non è l'unica soluzione per la gestione dei processi approvativi, ma rappresenta un eccellente servizio per delegare la gestione degli esiti delle risposte agli strumenti appropriati.
Un processo approvativo viene attivato da un connettore, Approvals appunto, con parametri molto simili a quelli del "send mail" di Outlook. L'output prodotto è una email con un corpo simile a questo:
E qui sorge il problema: come già indicato, purtroppo questo connettore "Start and wait for an approval" ha un unico parametro per specificare il mittente (il richiedente), che però non accetta una casella di posta condivisa, ma solo un account personale.
La soluzione: sostituire il connettore
La particolarità del connettore "Start and wait for an approval", come suggerisce il nome, risiede nel suo sviluppo in due attività distinte:
- Start: invio della richiesta
- Wait: attesa del feedback del destinatario.
Consultando le configurazioni del connettore, ho provato un certo entusiasmo poiché avevo intravisto una possibilità. La configurazione, infatti, rappresenta il vero e proprio trigger della mail di approvazione non appena viene avviata l'esecuzione del connettore.
Disabilitando la notifica, gli "approvatori" non riceveranno più la mail; tuttavia, il "wait" si avvierà comunque, rimanendo in attesa di una risposta che, a questo punto, i destinatari potrebbero fornire solo tramite l'interfaccia utente di approval.
Tuttavia, la nostra esigenza è quella di fornire al destinatario un'informazione proattiva senza dover attendere che sia lo stesso destinatario ad accorgersene tramite lo strumento a disposizione.
Come informare, dunque, gli approvatori?
La soluzione al nostro problema prevede la sostituzione del connettore "Inizia e aspetta un' approvazione":
- "Crea un'approvazione", a cui delegheremo l'attività di inizio del flusso approvativo, disabilitando però la notifica "Abilita notifiche".
- Il connettore di Outlook "Send an email V2", risolvendo così due problemi: (a) l'invio della mail da una Shared MailBox e (b) l'avviso agli approvatori.
- "Attendere un'approvazione", incaricato di ricevere il feedback di risposta.
Ogni soluzione presenta vantaggi e svantaggi. La soluzione proposta offre certamente il vantaggio di permettere la personalizzazione di tutte le notifiche del processo, ma comporta la perdita della classica esperienza di Approvazioni, dove l'utente poteva rispondere con un semplice clic nel corpo dell'email.
Come puoi osservare nella nostra soluzione, abbiamo risolto il problema collegando il processo di approvazione a un "Rispondi link", che indirizzerà l'utente all'interfaccia di approvazione dedicata a "Approvazioni".
A questo punto, non ti resta che determinare quale sia la soluzione più adatta alle tue esigenze.
