La ricchezza di un'azienda sta anche nei dati che custodisce nei suoi archivi digitali. E ci sono strumenti, come Power BI, che consentono di analizzare una grande mole di dati eterogenei con semplicità e in tempo reale
C'è un tormentone che ricorre negli studi, nelle ricerche, nel mondo dell'informatica: big data. Una definizione che comprende in realtà una tecnologia piuttosto vasta: per big data si intende l'intero complesso di informazioni, spesso eterogenee, che sono presenti all'interno di una organizzazione e che fino a poco tempo fa era impossibile anche solo pensare di riunire in un solo archivio. E che oggi, invece, si può sfruttare per ottenere preziose previsioni e misurazioni che consentono di svolgere al meglio il proprio lavoro.
Fino a pochi anni fa, tuttavia, ciò era possibile solo per chi aveva a disposizione un sostanzioso budget da stanziare: per mettere in piedi una piattaforma di business intelligence occorreva dotarsi comunque di una infrastruttura importante con cui analizzare i dati. Eppure, lo dice anche uno studio Gartner, l’esigenza di migliorare l’accesso e la consultazione dei dati è estremamente sentita anche e soprattutto dalle aziende di piccole dimensioni che vedono in questa opportunità una risorsa in più per la competitività.
La crescente diffusione del cloud computing ha cambiato decisamente la prospettiva in questo settore: quello che un tempo era impensabile ora è possibile, dunque analizzare tutti questi dati con strumenti BI è alla portata di aziende di qualunque dimensione. Anche per le aziende medio-piccole, le cosiddette PMI, grazie a strumenti come Power BI di Microsoft.
Immaginate per un attimo quali e quante attività svolge quotidianamente la vostra impresa: ci sono le vendite, ci sono gli acquisti, c'è il marketing, l’amministrazione e i contabili, ci sono gli ordini da smaltire in produzione e così via. Molto spesso ciascuna di queste attività è seguita da una persona o da un team dedicato, che magari lavora in modo anche efficace ed efficiente ma che non sempre ha il tempo o la possibilità di condividere nel dettaglio i propri progressi con tutta l'azienda. Spesso, inoltre, il software e i servizi utilizzati da un reparto sono diversi (se non addirittura incompatibili) con quello degli altri.
Power BI parte proprio da questo assunto: è necessario un singolo hub, un luogo in cui accentrare le informazioni, analizzarle e trasformarle in grafici, previsioni, estrapolazioni che forniscano indicazioni utili a far crescere il business. Una grossa mano arriva proprio dal cloud computing: se le informazioni sono già presenti nella nuvola possono essere facilmente importate ed elaborate. Power BI inoltre è compatibile con moltissimi servizi, molti dei quali neppure sviluppati e venduti da Microsoft: Google Analytics, Salesforce, Mailchimp, sono moltissimi iservice provider che sono già compatibili con la piattaforma. Un requisito indispensabile, l’apertura, per essere certi che non venga trascurato niente nel corso delle analisi.
Mescolando tutti i dati presenti si generano delle dashboard: dei veri e propri pannelli di controllo attraverso cui ottenere in tempo reale preziose analisi sul proprio business. L’app offre molte alternative per confrontare tra di loro i dati, in maniera grafica, e poter quindi estrarre valore in modo interattivo dalla grande mole di dati disponibili: attraverso Power BI è possibile individuare delle correlazioni, per esempio tra ordini e stagionalità di un prodotto, oppure se e come i tempi di lavorazione influenzino i margini operativi, senza la necessità di essere dei data-scientist bensì semplicemente applicando al caso generale gli stessi criteri di valutazione del business che i manager applicano già caso per caso. Inoltre, grazie al supporto di un partner specializzato si possono configurare dei template e delle soluzioni preparate su misura per le proprie esigenze e risparmiare ancora più tempo.
Il primo aspetto da considerare è la semplicità d'uso: dentro Power BI possono confluire informazioni da molti sistemi diversi, ci si può inserire i dati di un foglio Excel così come le statistiche raccolte da un sistema analytics di un sito web. Non è più necessario andare a valutare in ciascun ambiente i risultati ottenuti dai diversi reparti o servizi della propria azienda, si può consultare tutto attraverso un solo applicativo semplicemente dicendogli dove rintracciare i dati: un'operazione analoga a quella che si compie quando si apre un documento su Word, o si cerca una pagina su Google.
La trasversalità di Power BI, inoltre, permette di estrapolare informazioni decisamente utili: mentre in passato era necessario interpellare diversi reparti per ottenere da parte loro un'analisi e un report sulle performance, con questo tipo di software per la business intelligence si può tranquillamente lavorare sui dati grezzi così come sono gestiti dalle diverse funzioni, senza che siano necessarie conversioni di formato. Sta proprio nella parte "intelligence" il segreto: si sceglie una metrica e il software aiuta a trovare il modo migliore per misurare e rappresentare le informazioni, facendo riferimento ai dati reali e non a quelli che sono già delle estrapolazioni.
Poter accedere a questi dati, inoltre, è fondamentale in qualsiasi condizione: Power BI nasce per essere consultato e sfruttato in ambiente desktop come in ambiente mobile, dunque dispone già di app per piattaforma Windows, iOS e Android. Tutte condividono le stesse caratteristiche, come ad esempio la possibilità di estrarre i dati delle analisi per essere condivisi coi colleghi e collaborare assieme alla loro ulteriore elaborazione (anche tramite gli altri strumenti Office365). Ancora una volta, non è necessario cambiare contesto per discutere le informazioni: Power BI è un ponte di comando con cui governare l'azienda attraverso le attività quotidiane e con dati sempre aggiornati.