Lo sai che il 25% della produttività viene speso per reperire e organizzare le informazioni? Di seguito una piccola e veloce soluzione per pianificare meglio meeting ed eventi.
Riuscire a pianificare una riunione o qualsiasi altro evento, scegliendo date e orari che vadano bene per tutti, anche con partecipanti esterni all’azienda, si rivela molto spesso un processo lungo e complesso. Ma noi abbiamo la soluzione per te e si chiama FindTime!
FindTime è un tool gratuito per gli utenti Office 365 che permette di chiedere agli invitati di esprimere le proprie preferenze, tramite un sondaggio, per quanto riguarda le date e gli orari proposti dall'organizzatore dell'evento. L'unico requisito è che questo ultimo sia un utente Office 365 e che abbia installato l'applicazione di FindTime (basta cliccare "install for free" su https://findtime.microsoft.com e seguire la procedura).
Fatto ciò, durante la creazione con Outlook della mail di invito è sufficiente cliccare su “New Meeting Pool” e selezionare le diverse date e orari che si vogliono proporre come opzioni. Gli utenti che riceveranno la mail di invito potranno esprimere le proprie disponibilità e preferenze tra le opzioni proposte, da qualsiasi dispositivo e senza necessariamente possedere una licenza di Office 365. Una volta che la maggioranza degli invitati ha aderito è possibile, manualmente o automaticamente, confermare la data prescelta; anche per quanto riguarda meeting via Skype for Business, viene generato automaticamente l’invito alla web conference nella data scelta. Organizzare una riunione non è mai stato così facile, provalo anche tu!
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