Microsoft Teams è un punto di riferimento nel macrocosmo della digital collaboration. Cuore pulsante della piattaforma Microsoft 365, Teams è ciò che permette ai singoli professionisti e ai team di gestire in maniera fortemente collaborativa e connessa i processi aziendali, senza bisogno di vicinanza e contatto fisico. In altre parole, Microsoft Teams è l’anima dello smart working e del digital workplace, poiché riunisce in un solo ambiente collaborativo tool, strumenti e canali di comunicazione che sono essenziali per la vita dell’azienda, per la sua produttività, per l’efficienza e il suo successo sul mercato. Date queste premesse, Teams dispone naturalmente di svariate funzionalità di dettaglio orientate alla digital collaboration. Volendo estrapolare quelle essenziali, le si può raggruppare in 4 punti, così da fornire un quadro di alto livello ma, al tempo stesso, con un buon approfondimento.
Elemento cardine di qualsiasi piattaforma di digital collaboration è l’unificazione dei canali di comunicazione, che nel corso del tempo sono aumentati a dismisura alimentando il fenomeno dei silos e limitando la produttività. Un’azienda che punta all’efficienza deve convogliare le comunicazioni testuali (chat-based), vocali e le video-call in una sola piattaforma, meglio se semplice da usare e in grado di sviluppare sinergie tra i canali stessi. Microsoft Teams è un sistema di comunicazione basato sull’instant messaging, cioè sul messaggio immediato, veloce ed efficace. Tra team, canali, messaggi diretti, menzioni e notifiche, Microsoft Teams abilita la digital collaboration permettendo un contatto rapido tra tutte le persone che compongono il team e anche verso l’esterno, favorendo inoltre una comunicazione moderna composta di like, emoji, GIF e molto altro, ma soprattutto incentrata sul valore essenziale del feedback, pilastro della comunicazione nell’era social. La stessa piattaforma supporta pienamente gli altri canali e modalità di comunicazione, permettendo di organizzare (o improvvisare) videoconferenze da 2 a 10.000 persone e chiamate vocali, fino ad arrivare alla sostituzione completa del sistema telefonico aziendale con uno basato sul cloud e che sfrutta la rete PSTN. Chiamate e videoconferenze possono essere registrate e trascritte automaticamente tramite Microsoft Stream.
Se la comunicazione unificata è un elemento cardine della digital collaboration, la condivisione e la gestione comune di informazioni e documenti è un altro passo essenziale sia a livello di produttività che di sicurezza, poiché rende obsolete le tradizionali catene di e-mail e gli scambi di più versioni dello stesso documento. Microsoft Teams permette non solo di condividere file e documenti in modo sicuro, ma anche un editing collaborativo e in tempo reale degli stessi senza mai abbandonare la piattaforma. In questo modo, Teams estende le dinamiche di comunicazione di cui sopra (rapidità, feedback, unificazione dei canali, accessibilità) alla gestione dei documenti e favorisce produttività ed engagement. In Teams possono essere condivisi tutti i tipi di file, che entrano immediatamente a far parte di una raccolta per rendere più semplice e sicuro l’accesso e le lavorazioni.
L’obiettivo finale di una piattaforma di digital collaboration come Teams non è (solo) la condivisione di file e documenti né la comunicazione unificata, bensì la gestione completa di processi e workflow aziendali all’interno della piattaforma stessa. A tal fine, una caratteristica fondante di Teams è la sua flessibilità: la piattaforma è nativamente integrata non solo con gli altri tool della suite Microsoft, ma con oltre 700 app, molte delle quali finalizzate ad abilitare la gestione efficace di progetti e l’automazione dei workflow senza abbandonare l’ambiente di Teams. Oltre a ciò, è possibile sviluppare in modalità low-code soluzioni dedicate all’automazione dei processi, alla valorizzazione dei dati, all’implementazione di chatbot e molto altro.
Pur non trattandosi di una vera e propria funzione (o gruppo di funzioni), non si può non citare l’approccio mobile-first come elemento cardine di Teams al fine di una perfetta digital collaboration. Tutti gli strumenti di Teams sono accessibili e ottimizzati per qualsiasi dispositivo, soprattutto per quelli mobile che ormai sono la dotazione di base di ogni digital worker. Riunioni, eventi live, gestione documentale e dei workflow, tutto è gestibile con un tocco di schermo, una comune connessione web e una user experience ottimizzata che rende decisamente meno appetibile e interessante lo shadow IT.