Oggi, le imprese hanno compreso la necessità di adeguare la propria cultura e le dinamiche operative ai concetti fondanti dell’hybrid work - tra cui la sinergia tra il lavoro in presenza (ufficio) e da remoto, la responsabilizzazione rispetto a obiettivi definiti e l’abbattimento dei vincoli di luogo e orario. Modernizzare l’azienda, infatti, permette di aumentare il retention rate e garantire più produttività, engagement, innovazione e creatività. Alla luce di questo, l’hybrid work è di fatto un requisito essenziale per guardare al futuro con ottimismo.
Per Hybrid Work si intende un modello di lavoro il cui scopo è miscelare i benefici del lavoro in presenza con quelli dell’operatività da remoto.
L’esigenza di forme ibride di lavoro nasce con la pandemia, quando l’emergenza sanitaria ha dato il via al cosiddetto remote work: le aziende hanno preservato la continuità di business riducendo i costi legati al real estate, ma si sono rese conto di quanto la presenza e le interazioni di persona siano determinanti ai fini di creatività, collaborazione e coinvolgimento nella cultura aziendale, da cui derivano l’engagement e la produttività delle risorse.
Allora il lavoro da remoto, sia pur vantaggioso in termini di work-life balance, rischiava però di rafforzare l’organizzazione in silos (veri e propri compartimenti stagni tra dipartimenti, ad esempio) anziché abbatterla. Le persone, infatti, si trovavano a interagire raramente con colleghi al di fuori dei loro team, incrementando così il distacco tra le divisioni, o con la leadership aziendale.
Con il ritorno in presenza, le imprese più moderne e smart hanno attivato forme di lavoro ibrido, ovvero con una componente da remoto e una in ufficio, che torna a essere uno degli elementi chiave della work experience nel suo complesso. Diverse le modalità concrete di attivazione: dall’imposizione di un bilanciamento fisso tra le due componenti fino a modalità nettamente più libere, in cui ognuno decide – in funzione delle attività da svolgere – se lavorare in ufficio, da casa o ovunque voglia.
In questo modo, le aziende hanno unito i vantaggi del lavoro smart (ad esempio, i minori costi di gestione del building) con quelli relazionali del lavoro in presenza. I trend riguardanti la riprogettazione degli ambienti di lavoro, l’Activity Based Working e la fornitura di tool di prenotazione delle risorse condivise (desk, sale riunioni…) traggono origine proprio dalla tendenza verso il lavoro ibrido.
L’Hybrid Work è per questo il risultato di un percorso complesso. Passare dalla teoria alla pratica è sfidante per qualsiasi organizzazione, poiché adottare un modello di lavoro agile comporta un cambiamento profondo e pervasivo, che va pianificato e gestito in modo puntuale.
Cultura, valori, mindset, processi, ruoli, dinamiche consolidate e strumenti di uso quotidiano: tutti i pilastri su cui si è sempre basata l’immagine, il business e l’operatività aziendale sono messi in discussione in nome di un futuro di successo e della capacità di competere con aziende che fanno di agilità e innovazione i loro motivi d’essere (si pensi al fintech e al proptech).
Il percorso verso l’hybrid work va, dunque, accompagnato. È un cambiamento troppo delicato per non avvalersi di un partner con competenze, asset ed esperienza specifica su casi analoghi. Senza contare la centralità dell’abilitazione tecnologica: l’hybrid work rientra nel percorso di trasformazione digitale d’impresa, ma non si basa su uno strumento standard (come una suite di Unified Communication), bensì su un ecosistema sinergico di soluzioni che vanno personalizzate, integrate correttamente nell’ambiente aziendale e, soprattutto, adottate dal maggior numero di utenti. Integrazione di soluzioni customizzate e gestione del cambiamento sono, dunque, le parole chiave che un partner d’eccellenza deve gestire con successo.
Per quanto concerne, più in dettaglio, il corredo tecnologico a supporto dell’hybrid work, i concetti cui ambire sono l’integrazione e la centralizzazione. Per molte aziende, infatti, la trasformazione del paradigma di lavoro è l’occasione per abbattere la frammentazione di decine e decine di tool non comunicanti a supporto dei loro processi. Alla base di un modello solido troviamo:
Il primo strumento da integrare è una piattaforma che supporti le nuove dinamiche di comunicazione e favorisca la collaboration tra le risorse.
Come anticipato, per molte aziende l’hybrid work è la prima occasione di riunire tutta la workforce in unico ambiente virtuale. Si pensi alle multinazionali, ad aziende con modello organizzativo geograficamente diffuso, agli esiti di fusioni e acquisizioni, a imprese con punti vendita, filiali, centri logistici, aerei. In tutti questi casi, una piattaforma come Microsoft Teams funge da unico grande hub per le comunicazioni aziendali e i processi collaborativi. Ciò consente non solo alle persone di partecipare ai processi e alla vita dell’azienda in modo indipendente da luogo, orario e device, ma anche al management di personalizzare le comunicazioni, rendendole particolarmente efficaci.
Per molte aziende, l’Intranet è uno strumento statico di accesso ai documenti e poco più, con livelli di adozione molto bassi. Una intranet moderna funge, invece, da centro nevralgico della produttività aziendale, nonché da knowledge base centralizzata e condivisa. Le intranet di oggi sfruttano dinamiche moderne per semplificare l’accesso alle informazioni e favoriscono così il miglioramento continuo delle competenze. L’engagement, dal canto suo, è garantito da elevati livelli di interattività.
Nell’era del lavoro ibrido, la gestione delle performance è un elemento chiave del successo. L’adozione pervasiva di strumenti e piattaforme digitali consente al management di definire e rilevare svariati KPI di performance. In questo modo, i manager ottengono un quadro preciso su processi, attività, eventuali inefficienze e relative cause, potendo inoltre adottare tecniche avanzate di Intelligenza Artificiale (AI).
Le aziende di successo investono fortemente nelle competenze dei propri dipendenti attraverso piattaforme di e-learning, formazione tradizionale e certificazioni professionali. La possibilità di integrare le attività formative nella piattaforma di collaboration (sull’esempio di Microsoft Viva Learning) favorisce l’engagement, che a sua volta è alla base della reale efficacia delle attività formative.