La digitalizzazione del business, l’internazionalizzazione delle aziende e la diffusione dello smart working stanno progressivamente trasformando gli spazi di lavoro, dotandoli di funzionalità intelligenti e strumenti per la collaborazione da remoto. Teams è la soluzione Microsoft sviluppata per soddisfare le moderne esigenze di UCC (Unified Communication and Collaboration).
La nuova piattaforma si propone come un hub, uno strumento completo per l’efficienza del dipendente e la collaborazione tra gruppi di lavoro, all’interno del pacchetto Microsoft per la produttività. Oltre ad aver inglobato le funzionalità di Skype for Business, come instant messaging, chiamate, video-conference, Teams si è dotato di molte altre feature come il file sharing e co-editing e l’integrazione con applicazioni, sia Office 365 che aziendali o di terze parti, in un’unica interfaccia.
Teams sta diventando lo strumento principale di collaboration anche per Microsoft stessa, tanto che già dal 1° ottobre 2018 tutti i tenant di Office 365 con un numero di utenti inferiore a 500 non includono più Skype for Business che, per il momento, rimarrà disponibile solo per i clienti pre-esistenti o per quelli enterprise (con più di 500 utenti).
Si intuisce che la roadmap tecnologica e strategica del colosso di Redmond punterà alla graduale dismissione di Skype for Business ed è quindi arrivato per le aziende il momento di prepararsi alla migrazione.
Come? Innanzitutto bisogna considerare che il passaggio a Teams non comporta soltanto un cambiamento tecnologico, ma una trasformazione sotto il profilo culturale, come del resto tutte le soluzioni che impattano direttamente il modo di lavorare delle persone. Pertanto le aziende dovranno avviare opportune strategie di change management e formazione perché la migrazione avvenga senza resistenze e problematiche, offrendo ritorni maggiori e più rapidi.
Tenendo conto di queste premesse e considerando che ogni azienda rappresenta un caso a sè è possibile definire qualche denominatore comune o linea guida generale per affrontare la migrazione con successo.
Inutile ricordare che qualsiasi progetto deve partire con il giusto passo: la definizione di obiettivi concreti, misurabili e soprattutto raggiungibili, nel breve e nel lungo periodo, è la vera regola d’oro. Senza scadenze e ruoli ben definiti è difficile non soltanto proseguire nella roadmap, ma anche convincere i decision-maker e trovare sponsor disponibili a supportare strategicamente l’iniziativa.
Per qualsiasi progetto di transizione e in particolare se tocca l’esperienza degli utenti, non bisogna soltanto selezionare una squadra di tecnici navigati, ma è altrettanto fondamentale assicurarsi l’appoggio di un team di promotori che sappia trasmettere il valore dell’innovazione alla dirigenza e a qualsiasi risorsa aziendale.
Testare il livello di “readiness” delle persone al cambiamento è una mossa che non va assolutamente trascurata nell’introduzione di nuove soluzioni UCC: non basta, infatti, verificare la predisposizione dell’impianto tecnologico esistente e intervenire con opportuni upgrade se inadeguato (ad esempio, potenziando la portata delle reti aziendali), ma il lavoro preparatorio e di formazione sul capitale umano si rivela imprescindibile.
Bisogna sempre provare per capire: quindi sì a progetti pilota che coinvolgono un campione ristretto di utenti prima di estendere Teams all’intera organizzazione. Solo chiarificando lo status quo e procedendo per gradi è possibile ridurre il margine di errore, soprattutto in progetti ad ampio raggio.
Ovviamente, all’interno di un piano di change management così strutturato non possono mancare le fasi di verifica periodica, che sulla base di indicatori predefiniti certificano i risultati ottenuti e la correttezza della roadmap, autorizzando a proseguire.
Insomma, come per qualsiasi progetto IT e in particolare di UCC, anche il passaggio a Teams va gestito con un piano ordinato alla base, che includa la preparazione tecnologica, delle competenze e delle persone, aggiungendo una strategia di mitigazione del rischio e gestione del cambiamento.