Nonostante il massivo ritorno in ufficio, il lavoro ibrido continua a rappresentare un modello organizzativo che consente importanti vantaggi per le aziende che hanno capito come adottarlo in maniera efficiente e funzionale al loro business.

Secondo la definizione offerta dalla stessa Microsoft:

“Microsoft Viva è la piattaforma progettata per migliorare l’esperienza dei dipendenti, perfettamente integrata in Microsoft Teams. È costituita da una famiglia di app che consentono di connetterti, ottenere informazioni approfondite, imparare e raggiungere gli obiettivi direttamente nel flusso del lavoro. Sempre e ovunque”.

Microsoft Viva dispone di molte funzionalità progettate nello specifico per favorire la comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti, all’interno del loro tradizionale ambiente di lavoro. Tra le principali funzioni che Microsoft Viva  consente di implementare, ritroviamo:

• Un portale personalizzato che aggrega le informazioni più rilevanti sulla base del ruolo e delle preferenze di ciascun dipendente, in modo da consentirgli di migliorare il proprio livello di conoscenze ed entrare in comunicazione con i colleghi che condividono i suoi interessi professionali (Viva Connection).
• Percorsi formativi personalizzati, ottenuti grazie a tecniche di intelligenza artificiale che consentono di comprendere quali risorse possono risultare più funzionali alle esigenze professionali e agli interessi personali di ciascun dipendente (Viva Learning).
• Un sistema di monitoraggio in grado di generare in tempo reale insight per conoscere informazioni relative alla sentiment analysis e misurare concretamente il livello di coinvolgimento di ciascun dipendente, in maniera totalmente trasparente nei suoi confronti, nel pieno rispetto delle normative sulla privacy (Viva Insight).

Nei abbiamo già parlato in un precedente articolo Copilot per Microsoft Viva: produttività e digital engagement ai massimi livelli, oggi ci concentreremo meglio su Viva Engage.

Viva Engage: una piattaforma per il coinvolgimento dei dipendenti

Uno degli aspetti essenziali per garantire il successo del lavoro ibrido in un contesto aziendale è rappresentato dal coinvolgimento dei dipendenti, inteso sia come senso di appartenenza, sia per quanto riguarda la motivazione nel raggiungere gli obiettivi prefissati. 

Per favorire un adeguato coinvolgimento, i leader aziendali devono far sentire costantemente la loro presenza e permettere ai dipendenti di interagire tra loro, con tutti gli strumenti necessari per creare e gestire delle community basate sulle affinità di interessi.

Secondo una ricerca condotta a livello globale da Gallup, nelle aziende con dipendenti molto coinvolti, classificate sulla base di specifici indicatori:

• la produttività aumenta fino al 17%,
• l’assenteismo si riduce fino al 41%,
• il turnover diminuisce fino al 59%.

Molto importanti anche i dati relativi al miglioramento della qualità del lavoro, che si traduce in un aumento della soddisfazione dei clienti (+10%) e delle conversioni (+20%). Numeri troppo importanti per essere trascurati.

Una risposta concreta alle esigenze di comunicazione del lavoro ibrido arriva da Microsoft Viva Engage, una soluzione di digital employee engagement pensata appositamente per offrire alle aziende una piattaforma semplice, intuitiva e perfettamente integrata in Teams e nelle applicazioni per la produttività di Microsoft 365. In altri termini, i software che gli utenti impiegano ogni giorno per svolgere il proprio lavoro.

Viva Engage può agevolare moltissimo il lavoro dei leader, consentendo ai dipendenti di entrare in comunicazione tra loro, stabilire relazioni forti e durature, per sentirsi sempre più una parte integrante dell'organizzazione per cui lavorano.

Copilot in Viva Engage: l’assistente perfetto per la comunicazione aziendale

La grande novità 2023 per Viva Engage è costituita dall’introduzione di Copilot, il rivoluzionario assistente basato sull’intelligenza artificiale che Microsoft sta implementando in tutte le sue principali applicazioni.

Particolarmente significativa la demo presentata dalla stessa Microsoft in occasione dell’annuncio ufficiale di Copilot per Viva Engage: la redazione di una comunicazione ai dipendenti in merito agli obiettivi trimestrali.

Si tratta di una delle operazioni che vede regolarmente impegnati i manager dei vari team che compongono l’azienda e comporta una serie di implicazioni di particolare rilevanza.

Copilot in Viva Engage consente di partire dall’opzione “Draft your post”, una procedura che consente di creare una bozza a partire dai documenti esistenti, provvedendo ad una prima stesura del testo.

In questo modo, nel giro di pochi secondi, il manager ottiene un documento senza doverlo scrivere da zero, accelerando notevolmente i tempi necessari per la pubblicazione. Revisionando il testo proposto, grazie all’interazione con il prompt collocato nella apposita finestra laterale, il manager può immediatamente chiedere modifiche sia per quanto riguarda i contenuti che per i dettagli relativi al tono della comunicazione, che può spaziare da un approccio molto professionale ad un atteggiamento più informale e motivazionale. Richieste a cui Copilot risponde con grande naturalezza.

Una volta definita la struttura del testo, è possibile chiedere a Copilot di inserire immagini contestuali, che sarà lo stesso Copilot a suggerire in un comodo box riepilogativo, dove l’utente può affinare progressivamente la ricerca e ottenere un risultato sempre migliore e personalizzato.

Copilot è inoltre in grado di gestire tutti gli step successivi al primo invio della comunicazione ai collaboratori. Molto utile la funzione che consente di pensare le possibili domande che le risorse potrebbero formulare, in modo che il manager possa predisporre in anticipo le risposte e non farsi cogliere impreparato.

Un notevole valore aggiunto che Copilot è in grado di offrire a Viva Engage è costituito dalla gestione dei feedback sulle comunicazioni inviate. Per ogni post pubblicato, Copilot è in grado di effettuare una sintesi dei commenti, rilevare i tassi di tendenza e offrire una visione dettagliata in merito alla sentiment analysis, per comprendere al meglio come i dipendenti hanno reagito alla comunicazione proposta.

Grazie a queste informazioni, i manager possono imparare ad essere sempre più incisivi, per coinvolgere il loro team e creare le migliori condizioni per collaborare alla ricerca di un risultato di successo.

I vantaggi di Viva Engage e Copilot per le aziende

Microsoft Viva Engage, grazie alla sua integrazione con le applicazioni di Microsoft 365, costituisce la soluzione più naturale per le aziende che investono concretamente sulla cultura del coinvolgimento, per assicurare ai propri dipendenti le migliori condizioni possibili per svolgere il loro lavoro, in un clima di entusiasmo e benessere garantito dai continui stimoli generati dall’apprendimento e dal confronto con i colleghi.

Con Viva Engage e le nuove funzionalità di Copilot, le aziende possono infatti:

• Incrementare progressivamente la employee satisfaction, con effetti positivi a lungo termine in termini di fidelizzazione dei dipendenti, scongiurando in maniera sensibile i rischi legati al turnover, riducendo di conseguenza i costi legati ad una elevata rotazione di personale.
• Creare un clima collaborativo che motiva i dipendenti e li spinge e lavorare insieme per l’interesse comune di rendere l’azienda migliore, sul piano della performance e della competitività.
• Proporre attività di formazione continua per favorire l’ingresso delle tecnologie emergenti nei processi aziendali, con l’obiettivo di sostenere un’innovazione a 360 gradi, basata sulla cultura data-driven, sulla trasformazione digitale dell’azienda, oltre all’adozione del cloud e all’impiego di applicazioni di analisi basate sull’intelligenza artificiale.

Copilot per Microsoft Viva Engage: scoprilo con 4wardPRO

Per essere immediatamente produttivi con Copilot per Viva Engage, 4wardPRO mette a disposizione dei propri clienti le competenze certificate sulle tecnologie Microsoft e il know-how acquisito nell’implementazione sul campo della piattaforma Viva, con attenzione e puntualità per quanto concerne le integrazioni con Teams e Microsoft 365.

Grazie a 4wardPRO, le aziende di qualsiasi dimensione e ambito di attività possono scoprire concretamente come ottenere grandi vantaggi dall’implementazione dell’intelligenza artificiale generativa nei propri processi.