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La nuova digital enterprise sempre più globalizzata e distribuita necessita di strumenti per la collaboration che permettono la comunicazione tra team e professionisti distanti e dislocati in luoghi diversi. Lo smart working - ovvero il nuovo modello organizzativo agile che garantisce il lavoro da remoto, con flessibilità di orari e spazi è una necessità sempre più sentita e un fenomeno in costante crescita.
Collaboration: come e perché
La collaborazione tra lavoratori, a prescindere dal luogo in cui si trovano, è la chiave per il successo di qualsiasi azienda sotto il profilo strategico di aumento della produttività, circolazione della conoscenza e velocità di time-to-market. La disponibilità di strumenti IT che favoriscono il lavoro a distanza e lo scambio di informazioni permette innanzitutto di risparmiare sui costi delle trasferte e delle telecomunicazioni tradizionali, oltre a favorire l’efficienza individuale e collettiva.
Il tutto ovviamente si traduce in vantaggi economici e opportunità di business: non solo c’è un taglio sulla spesa (soprattutto per quanto riguarda l’indennità di pendolarismo, la riduzione di trasferte, malattie, ferie e permessi che caratterizzano lo smart working), ma anche una crescita dei profitti grazie al miglioramento del flusso informativo e della collaborazione e all’aumento della produttività (in media +25% per ogni lavoratore).
Le soluzioni UCC agevolano sostanzialmente le tendenze già in atto: ad esempio oggi, il 45% degli utenti impiega strumenti social in ambito lavorativo, utilizzando una media di 4 dispositivi ciascuno, e ogni lavoratore spende circa l’80% del tempo in attività di collaborazione, partecipando almeno a due work team.
La collaboration offre una risposta anche alla necessità di condivisione della conoscenza: basti pensare che all’interno di un’azienda il 38% del tempo lavorativo viene speso nella ricerca dei contenuti che servono per svolgere l’attività e il 25% viene perso per il sovraccarico di informazioni. La possibilità di interfacciarsi rapidamente con i colleghi e di scambiarsi documenti puntuali grazie alle funzionalità di comunicazione e di file sharing accelera il processo di acquisizione dei contenuti, a tutto vantaggio della produttività e dell’efficienza.
Le migliori soluzioni di collaboration
Ma quali sono le soluzioni di digital collaboration più efficaci? Sicuramente quelle che mettono a disposizione un digital workplace senza interruzioni, con un’esperienza omogenea su dispositivi differenti, un ambiente di lavoro accessibile sempre, ovunque e da qualunque dispositivo, che integra varie tecnologie per la produttività e l’interazione.
Queste piattaforme non devono soltanto garantire funzionalità di instant messaging e (video)chiamata tra due utenti, ma anche il file sharing e il co-editing in tempo reale, la possibilità di organizzare meeting virtuali, assegnare task e verificare lo svolgimento di attività, oltre alla possibilità di integrarsi con eventuali applicazioni, anche proprietarie o terze parti, utilizzate in azienda.
Teams, l’hub della collaboration
La nuova soluzione Teams di Microsoft rappresenta un esempio concreto di piattaforma collaborativa di ultima generazione. Innanzitutto, è stata progettata per essere cloud-native, quindi con tutte le caratteristiche di flessibilità, accessibilità e pricing tipiche del modello as-a-service.
Inoltre, si presenta come hub di comunicazione integrato in Office365, quindi arricchito da diverse funzionalità intelligenti e in grado di interfacciarsi con le altre applicazioni della suite all’interno di un unico ambiente, garantendo massima compatibilità e continuità di esperienza. Lo scambio e la visualizzazione dei file durante una conversazione a due o una riunione, infatti, avviene senza interruzioni con le app di Office, favorendo la concentrazione dei partecipanti.
Le caratteristiche di integrazione sono state portate ai massimi livelli: oltre a supportare i dispositivi mobili e gli apparecchi delle sale meeting, Teams è integrato con oltre 150 applicazioni di terze parti e si può facilmente connettere con soluzioni aziendali proprietarie. Permette inoltre una serie di attività intelligenti come la programmazione di bot personalizzati, oppure, la registrazione, archiviazione, indicizzazione e trascrizione delle conversazioni in cloud.
Un altro plus di valore riguarda la protezione dei dati: in quanto parte integrante di Office365, Teams eredita infatti tutti gli standard di sicurezza e compliance della suite.
UCC per la crescita aziendale
Flessibilità, integrazione, sicurezza e user experience sono appunto le metriche da considerare in fase di decisione, quando si valuta l’acquisto di una piattaforma per la Unified Communication and Collaboration. Le strutture aziendali sono continuamente in evoluzione, alle prese con meccanismi di internazionalizzazione del business e con la sempre maggiore propensione degli utenti allo smart working. Agli strumenti di UCC rimane il difficile compito di agevolare la produttività e la collaborazione in qualunque luogo e momento e con qualsiasi dispositivo.