Scegliere liberamente il luogo in cui svolgere la propria attività lavorativa all’interno degli uffici. È questo lo spirito dell’Activity Based Working (ABW) che suddivide gli ambienti di lavoro a seconda dei diversi compiti che il dipendente è chiamato a svolgere ogni giorno e che richiedono attitudini differenti: concentrazione collaborazione, socializzazione ecc. A preoccupare le imprese è il rischio di “spersonalizzare” l’intramontabile scrivania quale territorio-rifugio del lavoratore. Un rischio che, tuttavia, le numerose ricerche che stanno accompagnando la sperimentazione dell’ABW in molte aziende dimostrano essere infondato. Una su tutte quella condotta nel 2015 da Leesman su 70.675 persone da cui si ricavano percentuali di soddisfazione che variano dall’84% per coloro che lavorano lontano dal proprio desk all’85% per chi partecipa a meeting informali.
Se anche la tua azienda sta valutando, perciò, l’ipotesi di implementare un sistema di Activity Based Working, è bene tenere presente questi 5 fattori.
È bene partire da una survey che raccolga le esigenze dei collaboratori. Quali sono le condizioni ottimali per ciascuna delle attività nelle quali sono quotidianamente impegnati? Di quali strumenti hanno bisogno per semplificare e accelerare ogni processo? Dove si annidano eventuali criticità? La raccolta delle informazioni con il metodo bottom-up serve a evitare di calare dall’alto soluzioni che si potrebbero rivelare inefficaci perché basate su assunti teorici. Un esempio tipico è quello degli open space che, fino a qualche anno fa, sembravano poter attuare meccanicamente dinamiche collaborative a discapito, però, delle esigenze del lavoro individuale.
La realizzazione degli spazi deve ispirarsi a una vasta gamma di attività, tante quante sono quelle che coinvolgono i dipendenti nell’arco di una giornata o di una settimana. Con una particolare attenzione anche alla qualità degli arredi e dei luoghi. Uno studio pubblicato qualche anno fa sul Journal of Clinical Sleep Medicine ha appurato, con registrazioni actigrafiche durante la fase del sonno, quanto sia importante lavorare in stanze luminose dotate di finestre. Sembra un’ovvietà, ma chi trascorre più tempo esposto alla luce naturale dorme meglio ed è più efficiente.
L’ABW non è possibile senza le tecnologie digitali adatte. Infatti, il modello è sempre abbinato a una concezione di Modern Workplace con applicazioni di produttività personale, piattaforme UCC (Unified Communications and Collaboration) e tutti gli strumenti necessari per il lavoratore. La flessibilità degli ambienti deve essere supportata da strumenti che abilitino ad attingere a qualsiasi informazione aziendale a prescindere da dove ci si trovi e che facilitino la comunicazione e lo scambio di documenti, sia all’interno sia all’esterno della sede aziendale, con colleghi, fornitori, clienti e partner.
L’implementazione di un Activity Based Working non è una “fusione a freddo”. Non bastano, cioè, gli interventi di un designer di interni e l’adozione delle tecnologie più innovative se non sono accompagnati da un cambiamento delle modalità tradizionali di gestione dei flussi di lavoro. Si tratta di un processo graduale che necessita dell’apporto di tutti i C-Level affiancati da un soggetto esterno che possegga skill in campo IT unite a competenze trasversali in percorsi evoluti di Change Management. Il passaggio dall’assetto corrente a quello futuro richiede un vero e proprio cambiamento culturale e organizzativo, per evitare e superare i punti di attrito, le resistenze e le difficoltà che possono insorgere.
L’ABW, infatti, influenza produttività, percentuale di assenteismo, livelli di soddisfazione, qualità della performance, stress lavoro-correlato e non solo. Si rivelano quindi fondamentali strumenti di misurazione delle performance e dei risultati di questo nuova modalità di lavoro. Per questo motivo, il partner a cui ci si affida per l’introduzione dell’ABW nell’organizzazione, deve necessariamente includere contestualmente nel servizio la misurazione del ROI (Return on Investment) e indici KPI (Key Performance Indicator) con i quali leggere l’andamento dell’implementazione di un sistema di activity based working.